Contents
1. Body email là gì?
“Body email” (hoặc còn được gọi là “email body”) là phần chính của một email, nơi bạn viết nội dung chính của thông điệp mình muốn gửi cho người khác. Đây là nơi bạn viết hoặc đọc thông điệp, thường là văn bản, hình ảnh, hoặc bất kỳ nội dung nào bạn muốn chia sẻ trong email.
Phần “body email” thường đi kèm với tiêu đề (subject), địa chỉ email của người gửi (from), địa chỉ email của người nhận (to), và các phần khác như tập tin đính kèm (nếu có) và ngày giờ gửi. Phần “body email” quan trọng vì nó chứa thông điệp chính mà bạn muốn truyền đạt trong email của mình.
Trong một email, bạn có thể sử dụng phần “body email” để viết thư cá nhân, gửi thông tin chuyên nghiệp, chia sẻ thông tin quan trọng, hoặc thực hiện nhiều mục đích khác nhau tùy thuộc vào mục tiêu của email.
2. Cách viết Body email?
- Bắt đầu bằng lời chào: Bắt đầu email bằng lời chào lịch sự, ví dụ như “Xin chào [tên người nhận],” hoặc “Chào bạn,” tùy theo mối quan hệ và ngữ cảnh.
- Tiêu đề rõ ràng: Trình bày tiêu đề hoặc mục tiêu của email ngay từ đầu để người đọc biết ngay bạn muốn trao đổi về điều gì.
- Sử dụng đoạn văn ngắn và dễ đọc: Chia nội dung thành các đoạn văn ngắn để dễ đọc. Tránh viết một đoạn dài và khó đọc.
- Nêu rõ thông điệp chính: Đảm bảo rằng thông điệp chính của bạn nằm ở đầu email. Người đọc nên có thể hiểu được ý bạn muốn truyền đạt ngay khi đọc phần mở đầu.
- Cung cấp thông tin chi tiết: Nếu cần, cung cấp thông tin chi tiết, ví dụ, và dữ liệu hỗ trợ để làm rõ và minh họa ý bạn đang trình bày.
- Sử dụng danh sách hoặc đánh số nếu cần thiết: Nếu bạn muốn liệt kê một danh sách các mục hoặc bước, sử dụng danh sách đánh dấu hoặc đánh số để làm cho nó dễ theo dõi.
- Kết thúc một cách lịch sự và rõ ràng: Kết thúc email với lời kết và thông tin về cách liên hệ lại nếu cần. Ví dụ, “Xin cảm ơn bạn đã đọc email này. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng liên hệ với tôi qua [địa chỉ email hoặc số điện thoại].”
- Kiểm tra lỗi: Trước khi gửi email, hãy kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp để đảm bảo email của bạn trông chuyên nghiệp và dễ đọc.
- Chú ý đến định dạng và gắn kèm tập tin (nếu cần): Nếu bạn gửi tài liệu hoặc hình ảnh kèm theo, đảm bảo chúng được định dạng một cách đúng cách và dễ tiếp cận.
- Thận trọng với ngôn ngữ và cấu trúc câu: Sử dụng ngôn ngữ lịch sự và tránh sử dụng ngôn ngữ gây hiểu nhầm hoặc không thích hợp. Đảm bảo câu chuyện của bạn dễ hiểu và tuân theo cấu trúc câu logic.
3. Ví dụ cụ thể về cách viết Body email?
Ví dụ 1:
Subject: Xin việc làm vị trí Kỹ sư Phần Mềm
Body email:
Xin chào,
Tôi hy vọng bạn đang có một ngày tốt lành. Tôi tên là [Tên của bạn], và tôi viết email này để xin vị trí Kỹ sư Phần Mềm tại [Tên Công Ty]. Tôi đã biết đến cơ hội này qua trang web của công ty và muốn chia sẻ với bạn về kinh nghiệm và khả năng của tôi phù hợp với vị trí này.
Tôi đã có [số] năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phát triển phần mềm, và tôi đã làm việc tại [Tên Công Ty Trước Đó] trong vai trò Kỹ sư Phần Mềm. Trong thời gian đó, tôi đã tham gia vào việc phát triển và triển khai các ứng dụng phần mềm quan trọng và hiệu quả cho công ty. Tôi có kỹ năng về lập trình trong các ngôn ngữ như Java, C++, và Python, cũng như kinh nghiệm làm việc với các công cụ phát triển phần mềm như [Tên Công Cụ].
Tôi rất quan tâm đến công việc tại [Tên Công Ty] do danh tiếng tốt và cam kết với sự phát triển chuyên nghiệp. Tôi tin rằng sự kết hợp giữa kinh nghiệm của tôi và giá trị của công ty sẽ tạo ra một sự hợp tác đầy ý nghĩa và thành công.
Tôi đã đính kèm hồ sơ của mình để bạn có thể xem xét chi tiết về kinh nghiệm và quá trình học tập của tôi. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc cần thêm thông tin nào, xin vui lòng liên hệ với tôi qua địa chỉ email này hoặc số điện thoại [Số Điện Thoại].
Cảm ơn bạn đã dành thời gian xem xét đơn xin việc của tôi. Tôi mong được cơ hội để thảo luận thêm về cách tôi có thể đóng góp cho [Tên Công Ty] trong tương lai.
Trân trọng, [Tên của bạn]
Ví dụ 2:
Subject: Mời tham gia buổi tiệc kỷ niệm sinh nhật của tôi
Body email:
Chào bạn,
Tôi hi vọng mọi thứ đang tốt đẹp với bạn. Tôi viết email này với mục đích mời bạn tham gia buổi tiệc kỷ niệm sinh nhật của mình vào ngày [Ngày]. Đây sẽ là một dịp vui vẻ để tụ họp cùng nhau và chia sẻ những khoảnh khắc đáng nhớ.
Thời gian và địa điểm như sau:
- Ngày: [Ngày]
- Thời gian: [Thời Gian]
- Địa điểm: [Địa Điểm]
Chúng ta sẽ có các hoạt động thú vị, âm nhạc, và đặc biệt là bữa tiệc ngon miệng. Tôi rất mong bạn có thể tham gia để cùng tôi tạo ra một buổi tiệc đáng nhớ.
Nếu bạn có thể tham gia, xin vui lòng cho tôi biết trước [Ngày Hạn Cuối] để tôi có thể sắp xếp mọi thứ một cách thuận lợi. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại liên hệ với tôi qua địa chỉ email này hoặc số điện thoại [Số Điện Thoại].
Tôi rất mong được gặp bạn tại buổi tiệc và cùng chúc mừng một ngày kỷ niệm sinh nhật thú vị!
Chân thành, [Tên của bạn]
