Email Etiquette là gì? Cách sử dụng Email Etiquette

1. Email Etiquette là gì?

Email Etiquette thực chất là một loạt một tập hợp các nguyên tắc và quy định về cách gửi và trả lời email một cách chuyên nghiệp và lịch sự. Đây là các hướng dẫn và quy tắc được chấp nhận rộng rãi để tạo ra các thư điện tử có hiệu quả và tôn trọng người nhận.

2. Các quy tắc ngầm trong Email Etiquette?

Dưới đây là một số các quy tắc ngầm trong Email Etiquette – mình sẽ thống kê một số – vì thực sự có rất nhiều.

1. Sử dụng chủ đề rõ ràng và mô tả để giúp người nhận hiểu nội dung của email.
2. Sử dụng ngôn ngữ hoặc giọng điệu quá bình thường hoặc không chuyên nghiệp.
3. Viết email dài dòng, lan man, thiếu mục đích hoặc thông điệp rõ ràng.
4. Sử dụng định dạng quá mức, chẳng hạn như in đậm hoặc in nghiêng, có thể khiến email khó đọc.
5. Không kiểm tra lỗi chính tả hoặc ngữ pháp trước khi gửi email.
6. Không trả lời email kịp thời hoặc bỏ qua chúng
7. Gửi các tệp đính kèm lớn mà không có cảnh báo hoặc không nén chúng.
8. CC hoặc chuyển tiếp email mà không được phép, điều này có thể bị coi là xâm phạm hoặc thiếu tôn trọng.
9. Sử dụng email để thảo luận về thông tin nhạy cảm hoặc bí mật cần được giữ kín.
10. Vânvân và mây mây……

3. Ví dụ về Email Etiquette?

Dưới đây mình sẽ cho các bạn ví dụ về Email Etiquette cho dễ hình dung nhé:

Ví dụ 1:

Subject: Thảo luận về dự án XYZ – Đề xuất cuộc họp

Dear [Tên người nhận],

Tôi hy vọng bạn đang có một ngày tốt lành. Tôi viết email này để đề xuất một cuộc họp nhằm thảo luận về tiến độ và các vấn đề liên quan đến dự án XYZ.

Tôi đề xuất cuộc họp được tổ chức vào thứ Hai, ngày 25 tháng 4, lúc 10:00 sáng. Thời lượng dự kiến cho cuộc họp là khoảng 1 giờ. Xin vui lòng xác nhận khả năng tham dự và cho biết nếu có bất kỳ chủ đề cụ thể nào bạn muốn thảo luận.

Dưới đây là một số điểm mà chúng ta có thể thảo luận trong cuộc họp:

1. Tiến độ hiện tại của dự án và các mốc thời gian dự kiến tiếp theo.
2. Các vấn đề gặp phải và cách giải quyết.
3. Phân chia công việc và trách nhiệm trong nhóm dự án.

Xin vui lòng cho biết sự thuận tiện của bạn đối với thời gian và ngày đề xuất hoặc gửi một lời đề xuất khác nếu cần. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc ý kiến nào trước cuộc họp, xin đừng ngần ngại để lại cho tôi biết.

Cảm ơn bạn đã dành thời gian xem xét email này. Mong được gặp bạn trong cuộc họp sắp tới.

Trân trọng,

[Tên của bạn] [Chức vụ của bạn] [Tên công ty (nếu áp dụng)] [Số điện thoại liên hệ (tùy chọn)]

————————————————————————————————————————————–

Email này thể hiện sự chuyên nghiệp, trực tiếp và lịch sự. Nó cung cấp thông tin cần thiết về mục đích của cuộc họp, đề xuất thời gian và ngày, và mời người nhận đưa ra phản hồi.

Ví dụ 2:

Subject: Cảm ơn về cuộc họp ngày hôm qua

Dear [Tên người nhận],

Tôi hy vọng bạn đang có một ngày tốt lành. Tôi viết email này để cảm ơn bạn về sự tham gia và đóng góp xây dựng trong cuộc họp của chúng ta ngày hôm qua.

Cuộc họp đã cung cấp một diễn biến rất quan trọng và hữu ích đối với dự án XYZ. Những ý kiến của bạn về tiến độ và các vấn đề gặp phải đã giúp chúng ta xác định rõ hơn các bước tiếp theo cần thực hiện.

Tôi đã ghi lại các điểm chính và cam kết sẽ phân phối biên bản cuộc họp trong thời gian sớm nhất. Nếu bạn có bất kỳ điều gì muốn bổ sung hoặc sửa đổi, xin vui lòng cho tôi biết.

Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc ý kiến nào bạn muốn chia sẻ sau cuộc họp, xin đừng ngần ngại liên hệ trực tiếp với tôi.

Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn sự đóng góp của bạn và mong chờ sự hợp tác tiếp theo của chúng ta.

Trân trọng,

[Tên của bạn] [Chức vụ của bạn] [Tên công ty (nếu áp dụng)] [Số điện thoại liên hệ (tùy chọn)]

————————————————————————————————————————————–

Email này thể hiện sự biết ơn và tôn trọng đối với sự tham gia của người nhận trong cuộc họp trước đó. Nó cũng mở cửa cho sự tiếp xúc tiếp theo và khuyến khích người nhận chia sẻ thêm ý kiến hoặc phản hồi.

4. Kết luận:

Trên đây mình đã giới thiệu cho các bạn về Email Etiquette là gì? Cách sử dụng Email Etiquette – chúc các bạn viết email Etiquette thành công.