Hiện nay, việc gửi và nhận email cá nhân và doanh nghiệp không phải là điều mới lạ gì và nó đang dần phổ biến để trao đổi thông tin giữa khách hàng với doanh nghiệp và giữ nhân viên công ty với nhau. Các doanh nghiệp hiện nay đang gặp một số vấn đề về mail server mà tôi không tiện kể ra. Hãy Cloudmail cùng tìm hiểu giải pháp mail server cho doanh nghiệp tốt nhất hiện nay.
Contents
Mail server là gì?
Mail server hay còn gọi là email server là hệ thống máy chủ được cấu hình riêng theo tên miền của công ty sử dụng để nhận và gửi thư điện tử và sắp xếp, lưu trữ thư email trên internet, mail server một giao thức chuyên nghiệp để giao tiếp thư tín, quản lí truyền thông nội bộ, giao dịch thương mại,… Với các thao tác nhanh chóng và ổn định, đảm bảo dữ liệu được lưu trữ và tính bảo mật cao có khả năng khôi phục lại dữ liệu khi bị mất.
Mail server cơ bản vẫn là decated server (server riêng lẻ) giống như cloud server (điện toán đám mây) được cấu hình giống như các server bình thường khác bao gồm: CPU, Ram, card đồ họa, storage. Ngoài ra nó còn có các thông số khác liên quan như: số lượng tài khoản email, mail list. và nếu bạn muốn có một mail server ổn định hãy đến inet.vn để được tư vấn gói dịch vụ tốt nhất
Cách thức hoạt động của mail server
Mail server hoạt động trên 2 cách thức chính: outgoing mail, incoming mail.
Outgoing mail là gì?
Nó dịch ra tiếng việt thì được hiểu theo nghĩa là mail gửi đi sử dụng phương thức SMTP (Simple mail transfer protocol) dịch chuyển mail được dùng để áp dụng liên lạc từ xa gửi mail số lượng lớn tới các server khác nhau.
Incoming mail là gì?
Incoming mail hoạt động dưới 2 hình thức:
POP3 (post office protocol3): gửi mail tới các máy tính chưa mail client, thường là nội bộ người dùng thông qua các phần mềm outlook, Windows mail, mac mail,…
IMAP (Internet Message Access Protocol) hình thức này hoạt động phức tạp hơn với POP3 là cho phép nhiều client gửi mail tới cùng một mailbox. Email sẽ được dịch chuyển đến một client khác nhưng bản gốc vẫn giữ nguyên trong mailserver.
Lợi ích khi áp dụng giải pháp mail server cho doanh nghiệp
- Trao đổi mail giữa nội bộ công ty với nhau.
- Cho phép gửi và nhận email theo tên miền của công ty.
- Giảm khả năng spam và virus khi chuyển tiếp tới người khác bởi nó nhận dạng được ip người gửi.
- Nhận mail và gửi mail bình thường trong trường hợp đi công tác xa.
- Bảo mật được thông tin nội bộ liên quan đến giao dịch của công ty.
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp.
- Người dùng có thể gửi và nhận mail ngay trong app mail hay web mail.
- Bảo mật cao do người quản trị viên cấu hình và cài đặt mail server.
- thiết lập dung lượng tối đa cho từng user.
- Tự động sao lưu dữ liệu gửi và nhận.
- Quản lí được tất cả các mail của nhân viên trong công ty.
- Ngăn chặn các IP cấm từ bên ngoài mà các hacker dùng để truy cập và ăn cắp dữ liệu.
Xem thêm: Cách tạo chữ ký email doanh nghiệp chuyên nghiệp? Một số templete email đẹp
Các giải pháp mail server cho doanh nghiệp tốt nhất
Bây giờ, chúng tôi đề xuất cho bạn một số giải pháp mail server cho doanh nghiệp tốt nhất. Bạn có thể tham khảo thêm và áp dụng nếu thấy hữu ích.
Microsoft exchange
Microsoft đã đưa ra sản phẩm mail server: microsoft exchange – giải pháp mail server cho doanh nghiệp được xây dựng trên nền tảng và kết hợp với nhiều tính năng của microsoft.
Nhưng, chi phí bỏ ra để microsoft exchange đi vào hoạt động là không nhỏ. Người dùng sẽ mất một khoản phí để xây dựng, cấu hình, cài đặt và quản lí doanh nghiệp. Để xây dựng thành công thì người dùng cần có điều kiện kiên quyết là sở hữu một cấu hình server cực mạnh và một khoản phí bản quyền rơi vào khoảng $20000 – $25000. Tuy giá cao là thế nhưng chúng rất hay phát sinh lỗi nên khách hàng cần có cách quản lí chuyên nghiệp để áp dụng thành công giải pháp mail server cho doanh nghiệp với microsoft exchange.
MDaemon – Giải pháp mailserver cho doanh nghiệp
MDaemon được tung ra thị trường nhằm cạnh tranh trực tiếp với microsoft exchange. Nó cũng là một sever mạnh mà mức giá rẻ hơn mail server của microsoft exchange. Khi sử dụng MDaemon bạn cần phải có một địa chỉ IP và một server riêng bởi nó hoạt động trên phương thức dial-up, bao gồm các tính năng nổi trội:
- Giao diện thân thiện với người dùng.
- Hoạt động được trên hệ điều hành của microsoft.
- Khả năng quản lí hàng nghìn domain và người dùng khác nhau.
- Mỗi gói của MDaemon quản lí 200 người dùng có giá khoảng $7000 – $10000. Và ngoài có tiền ra cũng cần phải có sự đầu tư mạnh về nhân viên.
Xem thêm: mail server riêng, email theo tên miền
Zimbra – xây dựng hệ thống và giải pháp mail server cho doanh nghiệp
Zimbra được xây dựng trên mã nguồn mở. Nó cung cấp một hệ thống thư điện tử hoàn chỉnh gồm mail server và mail client và chạy được trên tất cả các hệ điều hành: MacOS, Linux, Windows,… Là một giải pháp khá ổn định cho mail server nhưng nó lại không có nhiều tính năng như 2 phần mềm trên.
- Chi phí thấp hơn nhiều so với các mail server khác bởi sử dụng nền tảng mã nguồn mở.
- Mức độ tin cậy cao, việc sao lưu và khôi phục mail khi gặp lỗi cũng rất dễ dàng.
- Tính năng bảo mật cao giúp chặn các email spam, virus và bảo vệ khỏi sự tấn công của hacker.
Thư điện tử theo tên miền của google
Hiện nay, các người dùng smartphone đều có tài khoản gmail của riêng mình bởi các tính năng của thư điện tử đang rất phổ biến và có độ tin cậy cao. Google cũng hỗ trợ cài đặt gmail theo tên miền của công ty. Và đây là giải pháp mail server cho doanh nghiệp cuối cùng mà tôi muốn đem đến cho các bạn, các doanh nghiệp vừa và nhỏ không tốn chi phí đầu tư về phần cứng và phần mềm. Chúng đều chạy được trên tất cả nền tảng khác nhau, giao diện bắt mắt và ổn định.
Tổng kết
Vừa rồi tôi đã cung cấp thông tin về mail server và các giải pháp mail server cho doanh nghiệp. Hi vọng với những kiến thức trên nó sẽ giúp cho bạn xây dựng được hệ thống mail server cho doanh nghiệp của mình.