Contents
1. Email Auto Reply là gì?
Email trả lời tự động, còn được gọi là tin nhắn vắng mặt hoặc tin nhắn bận họp,…. là một phản hồi tự động, được viết sẵn để thông báo cho mọi người về việc bạn vắng mặt ở nơi làm việc.
2. Mục đích của việc sử dụng mẫu Email Auto Reply?
Mục đích chính của việc sử dụng mẫu Email Auto Reply đó là: Phản hồi ngay lập tức thể hiện thiện chí, đặc biệt khi bạn đang cố gắng gây ấn tượng với khách hàng.
Điều này sẽ phản ánh cho khách hàng rằng bạn đang bận và vui lòng chờ một chút để rep lại tin nhắn.
Mẫu 1: Mẫu email auto reply khi nghỉ phép
Xin chào (bạn, ông, bà),
Hôm nay tôi sẽ không có mặt tại văn phòng và sẽ không thể truy cập email của mình vào [ngày] do một tình huống khẩn cấp cần tôi phải giải quyết ngay lập tức. Ngày mai tôi sẽ trở lại văn phòng và tôi xin lỗi vì sự bất tiện đã gây ra.
Nếu bạn có câu hỏi khẩn cấp, vui lòng liên hệ [tên và chi tiết liên hệ của đồng nghiệp có thể trợ giúp].
Cảm ơn bạn
[Lời chào],
[Tên của bạn]
Mẫu 2:
Chủ đề: Thông báo vắng mặt: [Tên của bạn]
Kính gửi [Tên người nhận],
Tôi xin lỗi vì không thể trả lời email của bạn ngay bây giờ. Tôi đang vắng mặt và sẽ không trực tuyến đến [Ngày dự kiến trở lại]. Trong thời gian này, tôi sẽ không thể tiếp nhận hoặc trả lời email.
Nếu vấn đề của bạn cần xử lý ngay lập tức, vui lòng liên hệ với [Người liên hệ thay thế] tại [Email/Số điện thoại người liên hệ thay thế].
Xin lỗi vì sự bất tiện này và tôi sẽ phản hồi bạn ngay khi có thể sau khi trở lại.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
Mẫu 3:
Chủ đề: Xác nhận cuộc họp: [Tiêu đề cuộc họp]
Kính gửi [Tên người nhận],
Tôi xin xác nhận đã nhận được email của bạn và trân trọng cơ hội gặp gỡ. Tôi đã lên lịch cuộc họp của chúng ta vào lúc [Ngày] vào lúc [Thời gian] tại [Địa điểm]. Vui lòng thông báo nếu thời gian này phù hợp với bạn.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc cần điều chỉnh, vui lòng cho tôi biết.
Rất mong chờ cuộc gặp gỡ của chúng ta.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
Mẫu 4:
Chủ đề: Xác nhận phản hồi dịch vụ khách hàng
Kính gửi Quý khách hàng,
Cảm ơn Quý khách đã liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi đã nhận được email của bạn và sẽ trả lời trong thời gian sớm nhất.
Nếu vấn đề của bạn cần xử lý ngay lập tức, vui lòng liên hệ với tổng đài dịch vụ khách hàng của chúng tôi tại [Số điện thoại].
Chúng tôi rất trân trọng sự kiên nhẫn của Quý khách.
Trân trọng,
[Nhóm dịch vụ khách hàng]
Mẫu 5:
Chủ đề: Xác nhận đơn ứng tuyển: [Chức danh công việc]
Kính gửi [Tên ứng viên],
Cảm ơn bạn đã nộp đơn ứng tuyển cho vị trí [Chức danh công việc] tại [Tên Công ty của bạn]. Chúng tôi đã nhận được đơn của bạn và sẽ xem xét cẩn thận.
Nếu bạn phù hợp với yêu cầu của chúng tôi, chúng tôi sẽ liên hệ với bạn để tiếp tục quá trình tuyển dụng. Nếu không, chúng tôi sẽ lưu ý thông tin của bạn cho cơ hội tương lai.
Chúng tôi cảm ơn sự quan tâm của bạn đến việc tham gia vào đội ngũ của chúng tôi.
Trân trọng,
[Người quản lý tuyển dụng/ Nhóm tuyển dụng]
* Mẫu email auto reply bằng tiếng anh:
Mẫu 1: Formal out of office templates
I’m currently out of the office and will be back on January 15th. I’ll be checking my email periodically, but if you need an immediate response then please contact [Name] at [email address] instead.
Thanks,
[Your Name]
Mẫu 2: Hi there, I’m Out of Office and on sick leave until [date]. During this time, I won’t be able to check my email. In case of an emergency, please get in touch with [Name] at [email address].
Kind regards,
[Your name]
Mẫu 3: Hi there.
I’m currently out of the office and will return on [Date]. In the meantime, if you need assistance, please contact [name or department].
Cheers,
[Your name]
Mẫu 4: Hello,
I will be out of the office from [start date] to [end date]. If you need immediate assistance, please contact [colleague’s name] at [colleague’s email]. Otherwise, I will respond to your message upon my return.
Have a great day.
Best,
[Your name]