Contents
1. Email xin nghỉ phép là gì?
Email xin nghỉ phép là một email được gửi đến nhà quản lý hoặc người có thẩm quyền tương tự trong tổ chức hoặc công ty, để thông báo rằng bạn muốn xin nghỉ phép trong một khoảng thời gian cụ thể. Thông qua email này, bạn sẽ chú thích ngày bạn dự định nghỉ, lý do nghỉ, và bất kỳ thông tin liên quan nào như số ngày nghỉ, việc bạn đã giao nhượng (nếu có), hoặc việc bạn sẽ hoàn thành trước khi nghỉ.
2. Các thành phần của Email xin nghỉ phép?
Một email xin nghỉ phép thông thường nên gồm các thành phần sau:
- Tiêu đề: Đặt một tiêu đề rõ ràng như “Xin nghỉ phép” hoặc “Nghỉ phép đột xuất”.
- Ngày nghỉ: Chỉ ra ngày bạn muốn nghỉ và kể cả ngày bắt đầu và kết thúc nghỉ.
- Lý do nghỉ: Giải thích lý do bạn cần nghỉ, có thể là bệnh tật, việc gia đình, hoặc các sự kiện khẩn cấp khác.
- Thời gian nghỉ dự kiến: Nếu bạn biết chính xác bao lâu bạn sẽ nghỉ, hãy ghi rõ thời gian nghỉ dự kiến.
- Thông tin liên hệ: Để nhà quản lý hoặc người nhận email biết làm thế nào để liên lạc với bạn trong trường hợp cần thiết.
- Nếu áp dụng, thêm yêu cầu hoặc quy trình nộp đơn nghỉ phép của công ty.
Ví dụ:
Subject: Xin nghỉ phép
Kính gửi anh/chị [Tên người nhận],
Em xin phép nghỉ từ ngày 5/8/2023 đến ngày 10/8/2023 do bệnh tật. Em đã thông báo cho đồng nghiệp và đã sắp xếp để công việc của mình được đảm nhận trong thời gian vắng mặt.
Trong trường hợp cần liên hệ, anh/chị có thể gọi điện thoại đến số: [Số điện thoại của bạn] hoặc gửi email về địa chỉ: [Địa chỉ email của bạn].
Xin cảm ơn và kính chào, [Tên của bạn]
3. Cách viết email xin nghỉ phép?
Khi viết một email xin nghỉ phép, hãy tuân theo các bước sau đây để đảm bảo email của bạn được rõ ràng, lịch sự và chuyên nghiệp:
Bước 1: Đặt tiêu đề rõ ràng
- Đầu tiên, hãy đặt tiêu đề email của bạn một cách rõ ràng để người nhận biết từ ngay lúc đầu đó là một yêu cầu nghỉ phép.
- Ví dụ: “Xin nghỉ phép từ ngày [ngày bắt đầu] đến ngày [ngày kết thúc] – [Họ và tên của bạn]”
Bước 2: Chào người nhận một cách chuyên nghiệp
- Bắt đầu email bằng cách gửi lời chào lịch sự đến người nhận. Dùng “Kính gửi [Họ tên người nhận]” hoặc “Chào [Họ tên người nhận]”.
Bước 3: Nêu lý do và thời gian nghỉ
- Trình bày ngắn gọn và rõ ràng lý do bạn muốn xin nghỉ phép (bệnh tật, việc gia đình, sự kiện khẩn cấp, v.v.).
- Xác định thời gian bạn dự định nghỉ, bao gồm ngày bắt đầu và kết thúc nghỉ.
Bước 4: Cung cấp thông tin chi tiết
- Trình bày thêm thông tin chi tiết về kế hoạch khi nghỉ, như việc bạn đã thông báo cho đồng nghiệp và đã sắp xếp công việc để được đảm nhận trong thời gian bạn vắng mặt.
- Nếu có bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào, chẳng hạn như phải thực hiện thủ tục nộp đơn nghỉ phép của công ty, hãy đề cập đến đó trong email.
Bước 5: Cung cấp thông tin liên hệ
- Đảm bảo cung cấp thông tin liên hệ của bạn như số điện thoại và địa chỉ email để người nhận có thể dễ dàng liên lạc với bạn trong trường hợp cần thiết.
Bước 6: Lời kết và lời cảm ơn
- Kết thúc email bằng cách gửi lời cảm ơn và lời chào tạm biệt lịch sự, ví dụ như “Xin chân thành cảm ơn và mong nhận được sự đồng ý từ anh/chị. Kính chào, [Họ tên của bạn]”.
Bước 7: Kiểm tra và gửi email
- Trước khi gửi, hãy kiểm tra lại email để đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc sai sót nào.
- Sau khi đã chắc chắn mọi thông tin đều chính xác, gửi email đến người nhận.
Dưới đây là một ví dụ về cách viết email xin nghỉ phép:
Subject: Xin nghỉ phép từ ngày 5/8/2023 đến ngày 10/8/2023 – [Họ và tên của bạn]
Kính gửi [Họ tên người nhận],
Tôi xin phép nghỉ từ ngày 5/8/2023 đến ngày 10/8/2023 do bệnh tật. Trong thời gian nghỉ, tôi đã thông báo cho đồng nghiệp và đã sắp xếp để công việc của mình được đảm nhận để đảm bảo tiến độ công việc không bị ảnh hưởng.
Nếu có bất kỳ yêu cầu nào để hoàn thành thủ tục nghỉ phép khác, xin vui lòng cho tôi biết để tôi có thể thực hiện đúng quy trình của công ty.
Trong trường hợp cần liên hệ, anh/chị có thể gọi điện thoại đến số: [Số điện thoại của bạn] hoặc gửi email về địa chỉ: [Địa chỉ email của bạn].
Xin chân thành cảm ơn và mong nhận được sự đồng ý từ anh/chị.
Kính chào, [Họ tên của bạn]
Lưu ý: Nội dung email nên phù hợp với quy định và chính sách nghỉ phép của công ty hoặc tổ chức mà bạn đang làm việc. Nếu có yêu cầu đặc biệt nào về thủ tục nghỉ phép, hãy đảm bảo tuân thủ và đề cập đến nó trong email của bạn.
4. Kết luận:
Trên đây cloudmail đã tổng hợp lại cho các bạn về “Cách viết Email xin nghỉ phép?” sao cho chuẩn from, chuyên nghiệp, và trang trọng nhất, nhưng hơn hết vẫn là sự thuyết phục tối đa với ban lãnh đạo, giám đốc.
Nói chung kể cả chúng ta có xin phép nghỉ 1 ngày đi chăng nữa chúng ta cũng ta cũng cần viết mail hơn là một vài dòng tin nhắn để ngta thấy được sự cầu thị của bạn trong công việc. Chúc các bạn có các kiến thức bổ ích và thú vị.