Contents
1. Email khiếu nại là gì?
Email khiếu nại là một loại email mà người gửi sử dụng để bày tỏ sự không hài lòng về sản phẩm hoặc dịch vụ của một công ty, tổ chức hoặc cá nhân khác. Email khiếu nại thường được sử dụng để yêu cầu giải quyết vấn đề hoặc khiếu nại về chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, thông tin sai lệch, chậm trễ trong thực hiện hợp đồng hoặc một vấn đề khác.
Việc viết email khiếu nại là rất quan trọng để giải quyết vấn đề của bạn một cách nhanh chóng và thỏa đáng. Bằng cách viết email khiếu nại một cách rõ ràng và cụ thể, bạn có thể giúp công ty hoặc tổ chức đó hiểu được vấn đề của bạn và đưa ra các giải pháp phù hợp để giải quyết vấn đề.
2. Cách viết email khiếu nại?
Email khiếu nại là một vấn đề rất rất nhạy cảm cho nên trước khi viết email khiếu nại bạn cần bình tĩnh và đảm bảo các yêu cầu sau:
- Trong khi viết thư phàn nàn về dịch vụ chuyển phát kém, bạn nên đảm bảo rằng bạn biết về hình thức và cấu trúc của bức thư.
- Giữ cho giọng điệu của bức thư trang trọng.
- Ngoài ra, hãy giữ cho ngôn ngữ đơn giản và dễ hiểu.
- Cung cấp tất cả các chi tiết về việc giao hàng để công ty có thể dễ dàng tiếp cận vấn đề chính xác.
- Đảm bảo rằng bạn nói đúng người trong thư.
- Viết một chủ đề thích hợp trong lá thư để người đọc có thể hiểu những gì bạn đã viết lá thư khiếu nại này.
Viết email khiếu nại cần phải được thực hiện một cách chuẩn mực và chuyên nghiệp để đảm bảo hiệu quả trong việc giải quyết vấn đề của bạn. Sau đây là một số bước cơ bản để viết email khiếu nại:
Bước 1: Tiêu đề
Tiêu đề của email nên là một cụm từ ngắn gọn, tóm tắt nội dung khiếu nại của bạn. Điều này giúp cho người nhận biết được vấn đề mà bạn đang gặp phải và cũng giúp họ dễ dàng tìm kiếm email của bạn trong trường hợp cần thiết. Ví dụ: “Khiếu nại về sản phẩm A bị hư hỏng”.
Bước 2: Lời mở đầu
Lời mở đầu của email nên bắt đầu bằng cách cảm ơn người nhận đã dành thời gian để đọc email của bạn. Sau đó, bạn nên giới thiệu mình và nêu rõ lý do viết email này.
Ví dụ:
Xin chào,
Tôi là Nguyễn Văn A, một khách hàng của công ty B. Tôi viết email này để khiếu nại về sản phẩm A bị hư hỏng mà tôi đã mua từ công ty của bạn.
Bước 3: Nội dung chính của email
Sau khi giới thiệu bản thân và lý do viết email, bạn nên đi vào phần chính của email, đó là nội dung khiếu nại. Bạn nên trình bày một cách rõ ràng và cụ thể về vấn đề bạn đang gặp phải, bao gồm cả thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ, thời gian mua hàng, số hóa đơn, v.v. Bạn cũng nên cung cấp bằng chứng hoặc hình ảnh minh họa để giải thích rõ hơn về vấn đề của mình.
Ví dụ:
Sản phẩm A mà tôi đã mua từ công ty B vào ngày 1/2/2023 đã bị hư hỏng khi vận chuyển tới địa chỉ của tôi. Tôi đã thực hiện việc kiểm tra sản phẩm trước khi ký nhận và phát hiện ra rằng sản phẩm đã bị vỡ ở phía dưới. Tôi đã chụp lại ảnh của sản phẩm để minh chứng cho vấn đề này.
Bước 4: Yêu cầu
Sau khi trình bày vấn đề của mình, bạn nên đưa ra yêu cầu của mình đối với người nhận, chẳng hạn hoặc giải quyết vấn đề của bạn một cách thỏa đáng và nhanh chóng. Bạn nên viết rõ ràng và cụ thể về yêu cầu của mình, ví dụ như yêu cầu hoàn tiền, đổi sản phẩm mới, v.v. Ngoài ra, bạn cũng nên đề xuất các giải pháp khác nhau để giải quyết vấn đề của mình.
Ví dụ:
Tôi mong muốn công ty B sẽ hoàn tiền cho tôi hoặc đổi sản phẩm mới trong vòng 7 ngày kể từ khi nhận được email này. Nếu công ty không thể hoàn tiền hoặc đổi sản phẩm mới, tôi mong muốn công ty sẽ đưa ra giải pháp khác để giải quyết vấn đề này.
Bước 5: Kết thúc
Cuối cùng, bạn nên kết thúc email của mình bằng cách cảm ơn người nhận đã đọc email của bạn và mong muốn nhận được phản hồi từ họ trong thời gian sớm nhất. Bạn cũng nên để lại thông tin liên hệ của mình như địa chỉ email hoặc số điện thoại để người nhận có thể liên lạc với bạn khi cần thiết.
Ví dụ:
Cảm ơn công ty B đã dành thời gian để đọc email của tôi và tôi mong muốn được giải quyết vấn đề này một cách thỏa đáng và nhanh chóng. Tôi có thể được liên lạc qua địa chỉ email này hoặc số điện thoại xxxxxxxx. Xin cảm ơn.
Trên đây là một số bước cơ bản để viết email khiếu nại một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Bạn nên lưu ý rằng việc viết email khiếu nại cần phải tuân thủ các quy định về ngữ pháp và đạo đức trong giao tiếp.
3. Tổng hợp một số mẫu email khiếu nại?
Dưới đây là một số mẫu email khiếu nại mà bạn có thể tham khảo:
Mẫu 1: Mẫu email khiếu nại về sản phẩm không đạt chất lượng:
Chủ đề: Khiếu nại về sản phẩm không đạt chất lượng
Kính gửi đội ngũ hỗ trợ khách hàng của công ty XYZ,
Tôi đã mua một sản phẩm của công ty XYZ và rất không hài lòng về chất lượng sản phẩm. Sản phẩm bị trầy xước và có nhiều lỗi khác nhau khi mở hộp, đây là sự thất vọng lớn đối với tôi sau khi đặt niềm tin vào sản phẩm của công ty.
Tôi đang gửi email này để yêu cầu đổi sản phẩm mới hoặc hoàn tiền vì sản phẩm không đạt chất lượng như mô tả trên trang web của công ty. Tôi mong muốn công ty sẽ đưa ra giải pháp nhanh chóng để giải quyết vấn đề này.
Tôi đã đính kèm hình ảnh của sản phẩm để bạn có thể kiểm tra và xem xét tình trạng của sản phẩm. Tôi mong nhận được phản hồi từ công ty trong vòng 24 giờ về việc giải quyết vấn đề này.
Xin cảm ơn.
Trân trọng,
Tên của bạn
Mẫu 2: Mẫu email khiếu nại về dịch vụ chậm trễ:
Chủ đề: Khiếu nại về dịch vụ chậm trễ
Kính gửi đội ngũ hỗ trợ khách hàng của công ty XYZ,
Tôi đã sử dụng dịch vụ của công ty XYZ và rất không hài lòng về thời gian phản hồi chậm chạp của đội ngũ hỗ trợ khách hàng. Tôi đã gửi yêu cầu hỗ trợ cách đây một tuần và vẫn chưa nhận được phản hồi từ công ty.
Tôi đang gửi email này để yêu cầu giải quyết vấn đề này và yêu cầu nhận được phản hồi trong vòng 24 giờ tới về tình trạng của yêu cầu hỗ trợ của tôi.
Tôi hy vọng công ty sẽ đưa ra giải pháp thích hợp để cải thiện dịch vụ hỗ trợ khách hàng và không xảy ra trường hợp này trong tương lai.
Xin cảm ơn.
Trân trọng,
Tên của bạn
Mẫu email khiếu nại về thông tin sai lệch:
Chủ đề: Khiếu nại về thông tin sai lệch
Kính gửi đội ngũ hỗ trợ khách hàng của công ty XYZ,
Tôi đã thấy thông tin trên trang web của công ty XYZ về sản phẩm ABC không chính xác. Thông tin mô tả sản phẩm và giá cả không phù hợp với thực tế.
Tôi đang gửi email này để yêu cầu công ty cập nhật thông tin chính xác và cung cấp giá cả đúng với thực tế. Tôi hy vọng công ty sẽ đưa ra giải pháp nhanh chóng để giải quyết vấn đề này.
Nếu thông tin không được cập nhật, tôi sẽ phải xem xét tìm kiếm sản phẩm tương tự từ các đối thủ cạnh tranh khác.
Xin cảm ơn.
Trân trọng,
Tên của bạn
Mẫu 3: Mẫu email khiếu nại về tính năng sản phẩm không hoạt động:
Chủ đề: Khiếu nại về tính năng sản phẩm không hoạt động
Kính gửi đội ngũ hỗ trợ khách hàng của công ty XYZ,
Tôi đã mua sản phẩm của công ty XYZ và rất không hài lòng về việc sản phẩm không hoạt động như mô tả trên trang web của công ty. Cụ thể, tính năng A của sản phẩm không hoạt động và gây rất nhiều bất tiện cho tôi trong việc sử dụng sản phẩm.
Tôi đang gửi email này để yêu cầu công ty đưa ra giải pháp để sửa chữa hoặc đổi sản phẩm mới cho tôi. Tôi cần sản phẩm hoạt động đúng với mô tả và tôi mong muốn công ty sẽ giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Tôi đã đính kèm hình ảnh và video để minh họa tình trạng của sản phẩm. Tôi mong nhận được phản hồi từ công ty trong vòng 24 giờ về việc giải quyết vấn đề này.
Xin cảm ơn.
Trân trọng,
Tên của bạn
Mẫu 4: Mẫu email khiếu nại về chất lượng sản phẩm:
Chủ đề: Khiếu nại về chất lượng sản phẩm
Kính gửi đội ngũ hỗ trợ khách hàng của công ty XYZ,
Tôi đã mua sản phẩm của công ty XYZ và phải thật sự thất vọng về chất lượng sản phẩm. Sau khi sử dụng sản phẩm trong vài ngày, tôi phát hiện rất nhiều lỗi và hỏng hóc trên sản phẩm, điều này không đúng với giá trị sản phẩm được quảng cáo trên trang web của công ty.
Tôi đang gửi email này để yêu cầu công ty đưa ra giải pháp để sửa chữa hoặc đổi sản phẩm mới cho tôi. Tôi cần sản phẩm hoạt động đúng với mô tả và tôi mong muốn công ty sẽ giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Tôi đã đính kèm hình ảnh và video để minh họa tình trạng của sản phẩm. Tôi mong nhận được phản hồi từ công ty trong vòng 24 giờ về việc giải quyết vấn đề này.
Xin cảm ơn.
Trân trọng,
Tên của bạn
3. Kết luận:
Thông thường việc gửi email khiểu nại nếu để chuyên nghiệp và được xử lý nhanh thường người ta hay dùng email marketing tức email doanh nghiệp