Ở bài viết này mình sẽ nêu ra 10 cách sử dụng email không tốt, bạn nên tránh và sửa nó sau này
Cách thu hút người đăng ký email đến blog của bạn mà không bị spam
Contents
1. Không có địa chỉ email tùy chỉnh
Bạn vẫn đang sử dụng email kết thúc bằng @aol.com hoặc @hotmail.com? Việc sử dụng email tùy chỉnh cũng rất quan trọng vì có email riêng giúp bạn chuyên nghiệp hơn khi xin việc. Việc sử dụng email với một tên miền riêng sẽ tạo cho người đọc cảm giác chuyên nghiệp mà sẵn sàng trao đổi hơn.
2. Bạn có một tên người dùng không chuyên nghiệp
Ngoài việc đuôi gmail phải như bước 1 bên trên thì biệt hiệu của bạn cũng là một vấn đề đáng lưu tâm. Tên người dùng của bạn phải nghiêm túc, không đùa cợt. Như mình thì ngày xưa mình dùng email được lập từ hồi cấp 3 nên nó khá là “Trẩu” kể cả có đi email theo tên miền đi chăng nữa. Cho nên các bạn cần đổi nhé.
3. Không đọc soát nội dung lại
Với khối lượng tin nhắn mail lớn gửi và nhận hàng ngày, phương pháp gửi email của chúng ta thường liên quan đến việc nhập một phản hồi nhanh để gửi ngay lập tức.
Tuy nhiên chính điều đó lại gây ra việc gửi nhầm hoặc thiếu sót thông tin, sai chính tả,…. tệp đính kèm,…. khá là đáng tiếc.
4. Bạn luôn “Reply-All”
Nút “Reply-All” rất hữu ích, nhưng nên sử dụng một cách cẩn thận! Tốt nhất bạn chỉ nên trả lời những người cần nhận phản hồi của bạn để tránh spam quá mức. Hãy dành thời gian để kiểm tra kỹ các địa chỉ trên dòng Cc hoặc Bcc để xác nhận rằng thông điệp của bạn được gửi đến đúng người.
5. Không sử dụng subject
Dòng tiêu đề trong email của bạn là một công cụ hữu ích! Nó phải phản ánh đơn giản và rõ ràng nội dung tin nhắn của bạn, để người nhận có thể nhanh chóng xác định nó trong khi sàng lọc hộp thư đến của họ. Hãy thử sử dụng dòng subject.
6. Bạn viết quá nhiều
Các email dài dòng không chỉ mất nhiều thời gian để đọc mà còn khiến người đọc khó hiểu thông tin nào là quan trọng. Thêm vào đó, những email dài càng khó đọc trên điện thoại thông minh.
Email của bạn phải có mục đích rõ ràng và nó phải được cấu trúc theo cách dễ đọc. Các đoạn văn ngắn và danh sách có dấu đầu dòng là những cách tuyệt vời để làm nổi bật các yêu cầu và tách các phần quan trọng của thông điệp với nhau. Theo quy tắc,ngắn gọn nhất có thể!
7. Viết như bạn nhắn tin
Có thể không sao khi viết thư giữa bạn bè và đồng nghiệp một cách ngẫu nhiên, nhưng thư từ chuyên nghiệp nên được coi như những lá thư trang trọng. Lịch sự bằng cách nhớ nói “xin chào” và “tạm biệt” với những lời chào phù hợp và chữ ký bao gồm tên và thông tin liên hệ của bạn.
8. Sử dụng chữ Hoa
Viết hoa chỉ nên được sử dụng khi cần thiết, như ở đầu câu hoặc cho danh từ riêng. Thay vào đó, hãy thử sử dụng dấu hoa hoặc phông chữ đậm để đánh dấu những từ quan trọng.
9. Không trả lời
Có một số trường hợp bạn không cần phải trả lời email, chẳng hạn như trả lời email “Cảm ơn” để nói lời cảm ơn. Tuy nhiên, khi ai đó đang mong đợi phản hồi cho tin nhắn của họ, tốt nhất là bạn nên gửi thư trả lời của mình kịp thời. Tùy thuộc vào mức độ khẩn cấp của email, thời gian trả lời khoảng một hoặc hai ngày là có thể chấp nhận được!
10. Bạn gửi email khi bạn nên nói chuyện
Mặc dù có thể sử dụng email để gửi một thông điệp, tin nhắn thoải mái, nhưng một số cuộc trò chuyện đơn giản chỉ nên để thảo luận trực tiếp!
Email không phải là nơi phù hợp để thảo luận một vấn đề phức tạp hoặc quá đơn giản.