12 điều “xấu hổ “mà tất cả chúng ta đều làm với email

Email đã tồn tại rất lâu kể từ khi internet phát triển và chúng ta sử dụng chúng liên tục gần như là một thói quen mỗi ngày khi ngồi vào PC hay cầm chiếc điện thoại. Nhưng cũng vì quá quen thuộc với emal mà chúng ta cũng vô tình làm những việc thực tế không đúng với email. Và bài viết này mình sẽ chỉ ra cho bạn thấy những điều đó.

1. Trả lời mà không đọc đầy đủ nội dung email?

Việc đọc tin nhắn không đầy đủ mà vội vàng trả lời đó là vấn đề rất nhiều người gặp phải – do đó rất nhiều email phản hồi tin nhắn sai câu trả lời vì cơ bản họ có chịu đọc hết cả nội dung email đâu chứ.

2. Gửi email sai người có cùng tên

Gửi email cho người khác nhưng lại nhầm sang một địa chỉ email có tên gần giống với địa chỉ email bạn định gửi. Ngại là 1 chuyện, lộ hết thông tin nội dung trong mail mới là chuyện lớn, đôi khi là các tài liệu quan trọng mà không muốn ai khác xem thấy.

3. Vô tình trả lời tất cả

Điều này đặc biệt tồi tệ đối với những người làm việc trong một công ty lớn. Nếu mọi người nhận được email thì chắc hẳn việc này rât tệ khi mà tài liệu mật mà ai cũng biết thì còn gì gọi là mật nữa.

4. Quên Trả lời

Việc đọc email xong quên trả lời và người gửi bên kia phải gửi thêm 1 mail nữa để hỏi lại bạn chắc chắn ai cũng đã từng bị.

5. Không hiệu chỉnh

Hầu hết các dịch vụ email đều giúp bạn dễ dàng phát hiện các lỗi chính tả và ngữ pháp. Tuy nhiên, nhiều người không khỏi bận tâm khi xem qua các bản nháp  trước khi gửi nên việc sai chữ, sai cú pháp vẫn diễn ra.

6. Gửi email liên tục

Một số người sử dụng email như việc trao đổi chat vậy. Thực sự email không sinh ra để làm việc đó và nếu muốn làm như vậy tốt hơn hết là sử dụng các nền tảng chát khác.

7. Mong đợi một câu trả lời ngay lập tức

Dùng email có thể bạn sẽ mất vài ngày để người bên kia check và rep lại – đó là điều đương nhiên. Còn nếu có việc gấp hãy chủ động liên lạc điện thoại thay vì việc ngóng trông email như vậy.

8. Phân tích tổng thể mọi từ

Thư giãn, email của bạn không được xem xét cho giải thưởng Pulitzer.

9. Quên tập tin đính kèm

Quên tệp đính kèm sẽ khiến người đọc không hiểu chính xác sự cố mà bạn đang gặp phải – Ví dụ như nhờ chỉnh sửa ảnh mà quên đính kèm ảnh vào email thì ai mà chỉnh được đúng không?

10. Gửi tệp đính kèm sai

Đây cũng là lỗi mình từng gặp phải do không chịu đặt tên cụ thể cho file xong gắn kèm sai file khác trong máy. Cho nên để hạn chế tối đa các bạn cũng nên đặt tên cho file cụ thể để tránh bị tình trạng như vậy nhé.

11. Quên Đăng xuất

12. Quá trang trọng

12. Gửi thông tin nhạy cảm

Các thông tin nhạy cảm như gửi mật khẩu, số an sinh xã hội, mã truy cập và các thông tin khác qua email là điều không nên dễ bị hack.

>>>> Xem thêm dịch vụ: Email server