1. Email là gì?
Email là viết tắt của “Electronic Mail”, tức là thư điện tử. Đây là một hình thức giao tiếp điện tử cho phép người dùng trao đổi tin nhắn và tài liệu qua mạng Internet. Người dùng có thể gửi và nhận thư điện tử thông qua các địa chỉ email của mình.
Thư điện tử có thể chứa văn bản, hình ảnh, đính kèm tệp tin và các loại định dạng thông điệp khác. Email là một công cụ phổ biến trong việc trao đổi thông tin và liên lạc trong công việc và cuộc sống hàng ngày.
2. Văn hoá email là gì?
Việc làm việc qua email với đối tác, doanh nghiệp, cá nhân hiện đã quá phổ biến. Việc này có nhiều ưu điểm khi tiếp xúc làm việc trao đổi thuận tiện hơn, tuy nhiên vì không nhìn thấy mặt nhau trực tiếp nên việc sử dụng email để trao đổi cv cũng cần tuân thủ các chuẩn văn hoá riêng như:
– Trả lời email ngay sau khi bạn nhận được: Cố gắng trả lời email trong thời gian hợp lý, tùy thuộc vào tính cấp bách của email và công việc cá nhân của bạn. Nếu bạn không thể trả lời ngay lập tức, hãy thông báo cho người gửi biết và cam kết thời gian phản hồi.
– Chủ đề quyết định sự chuyên nghiệp của email: Chủ đề nên cung cấp một tóm tắt ngắn gọn và súc tích về nội dung chính của email. Điều này giúp người nhận hiểu được mục đích của bạn và quyết định xem email có cần được đọc ngay hay không.
– Lựa chọn tiêu đề chính xác: Tiêu đề email nên ngắn gọn, mô tả nội dung chính của email và không sử dụng tiêu đề gian lận hoặc gây nhầm lẫn.
– Sử dụng lời chào thích hợp: Bắt đầu email bằng lời chào như “Xin chào” hoặc “Xin chào anh/chị” để tạo sự lịch sự và chuyên nghiệp.
– Gửi email cho người đúng: Đảm bảo rằng bạn gửi email đến đúng người hoặc nhóm người mà bạn muốn liên hệ, tránh gửi email nhầm hoặc gửi email cho quá nhiều người không liên quan.
– Sử dụng ngôn ngữ lịch sự: Viết email một cách lịch sự và chuyên nghiệp. Tránh viết bằng chữ hoa
– Sắp xếp nội dung rõ ràng: Chia email thành các đoạn ngắn, đánh số hoặc sử dụng dòng mới để làm cho nội dung dễ đọc và hiểu.