Contents
1. Email signature là gì?
Email signature (chữ ký email) là một phần cuối cùng của mỗi email mà bạn gửi đi, chứa thông tin cá nhân, liên hệ và thông tin khác để giới thiệu bản thân hoặc doanh nghiệp của bạn. Chữ ký email thường được đặt tự động ở cuối mỗi email, giúp người nhận có thể dễ dàng xác định người gửi và tìm thông tin liên hệ nếu cần.
2. Thành phần cấu tạo lên Email signature
Một email signature thường bao gồm các thành phần sau:
- Tên: Tên của bạn hoặc tên của doanh nghiệp/ tổ chức bạn đại diện.
- Chức vụ: Chức vụ hiện tại của bạn trong doanh nghiệp hoặc tổ chức.
- Thông tin liên hệ: Địa chỉ email, số điện thoại, địa chỉ văn phòng hoặc các thông tin khác để người nhận có thể liên hệ với bạn.
- Địa chỉ website: Địa chỉ trang web cá nhân hoặc trang web doanh nghiệp, nếu có.
- Logo: Logo của doanh nghiệp hoặc tổ chức, thường được chèn nhỏ ở góc dưới bên trái hoặc bên phải của chữ ký.
- Câu slogan: Câu khẩu hiệu hoặc thông điệp ngắn tóm tắt giá trị hoặc lĩnh vực hoạt động của bạn.
- Liên kết xã hội: Liên kết đến các trang xã hội cá nhân hoặc của doanh nghiệp nếu bạn muốn chia sẻ thông tin cá nhân hoặc tiếp cận khách hàng qua các nền tảng xã hội.
3. Cách viết Email signature chuyên nghiệp
Để tạo một email signature chuyên nghiệp, bạn có thể tuân theo các bước sau đây. Tùy thuộc vào ứng dụng email bạn sử dụng, quy trình có thể khác nhau, nhưng thông qua các bước chung sau đây, bạn có thể thực hiện việc này:
Bước 1: Mở ứng dụng email Mở ứng dụng email mà bạn sử dụng để gửi và nhận email. Thông thường, đây có thể là Microsoft Outlook, Gmail, Apple Mail hoặc một ứng dụng email khác.
Bước 2: Tìm cài đặt chữ ký (email signature) Trong phần cài đặt của ứng dụng email, bạn thường sẽ tìm thấy mục liên quan đến chữ ký email. Thường thì nó sẽ được gọi là “Chữ ký” (Signature) hoặc “Cài đặt chữ ký” (Signature settings).
Bước 3: Tạo chữ ký mới Trong phần cài đặt chữ ký, bạn thường sẽ có tùy chọn để tạo một chữ ký mới. Bạn có thể chọn tạo chữ ký riêng cho email cá nhân và chữ ký riêng cho email doanh nghiệp (nếu có).
Bước 4: Tùy chỉnh chữ ký Tùy theo ứng dụng email, bạn có thể thấy một trình soạn thảo văn bản hoặc một giao diện dựng hình để tạo chữ ký. Ở đây, bạn có thể thực hiện các thao tác sau:
- Nhập tên của bạn hoặc tên doanh nghiệp.
- Thêm thông tin liên hệ như địa chỉ email, số điện thoại, địa chỉ văn phòng, và địa chỉ website.
- Thêm logo của doanh nghiệp nếu bạn muốn.
- Thêm câu khẩu hiệu hoặc thông điệp ngắn.
- Thêm liên kết đến các trang xã hội (nếu có).
Bước 5: Lưu và kích hoạt chữ ký Sau khi bạn đã tạo và tùy chỉnh chữ ký theo ý muốn, hãy đảm bảo lưu thay đổi. Sau khi lưu, hãy kiểm tra trong cửa sổ soạn thảo email để chắc chắn rằng chữ ký đã được kích hoạt.
4. Ví dụ về Email signature
Ví dụ 1:
—
Nguyễn Văn A
Chuyên viên Marketing
SĐT: 123-456-7890
Email: van.a@example.com
Website: www.example.com
[Logo của doanh nghiệp]
“Thành công không phải là một đích, mà là hành trình.”
Liên kết xã hội: [Facebook] [LinkedIn] [Twitter]
Ví dụ 2:
—
Nguyễn Thị B
Kế toán viên
SĐT: 987-654-3210
Email: thi.b@example.com
[Logo của công ty]
“Không có gì quý hơn độc lập và tự do.”
Liên kết xã hội: [LinkedIn]