Trong doanh nghiệp hay bên ngoài chúng ta cũng rất hay sử dụng mẫu email này. Nhưng hầu như mình thấy các công ty hay sử dụng email doanh nghiệp là chiếm nhiều % hơn cả – các mẫu email khác sẽ ít dùng hơn.
Contents
1. Email phản hồi là gì?
“Email nhắc nhở phản hồi” là một email được gửi đến người nhận nhằm nhắc nhở họ phản hồi lại email trước đó mà người gửi đã gửi cho họ. Email nhắc nhở phản hồi thường được sử dụng khi người gửi muốn đảm bảo rằng người nhận đã nhận được và đọc email trước đó và cần phản hồi trả lời lại. Email này thường chứa lời nhắc nhở về nội dung của email trước đó và yêu cầu người nhận phản hồi trong một khoảng thời gian nhất định.
2. Cách viết email nhắc nhở phản hồi?
- Chọn tiêu đề email phù hợp: Tiêu đề email cần phải rõ ràng và đủ ngắn gọn để giúp người nhận dễ dàng hiểu được nội dung của email và cũng để tránh email của bạn bị cho vào hộp thư rác. Một số ví dụ về tiêu đề email nhắc nhở phản hồi bao gồm: “Nhắc nhở phản hồi về email trước đó”, “Yêu cầu phản hồi từ email trước”, hoặc “Nhắc nhở phản hồi: [tiêu đề email trước]”.
- Sử dụng ngôn ngữ lịch sự: Khi viết email nhắc nhở phản hồi, hãy sử dụng ngôn ngữ lịch sự, thân thiện và chuyên nghiệp. Điều này sẽ giúp bạn tôn trọng người nhận và tạo sự chuyên nghiệp trong việc giao tiếp qua email.
- Đề cập đến nội dung của email trước: Trong email nhắc nhở phản hồi, hãy đề cập đến nội dung của email trước đó để giúp người nhận nhận ra được email của bạn đang nhắc nhở phản hồi về nội dung gì. Bạn có thể dẫn chứng một số thông tin quan trọng trong email trước để người nhận hiểu rõ tình huống.
- Thể hiện sự quan tâm đến phản hồi của người nhận: Hãy thể hiện sự quan tâm của bạn đến phản hồi của người nhận và cũng đề cập đến sự cần thiết của phản hồi đó đối với công việc hoặc dự án của bạn.
- Cung cấp thời hạn phản hồi: Trong email nhắc nhở phản hồi, hãy cung cấp một thời hạn nhất định để người nhận phản hồi. Thời hạn này cần phải hợp lý và linh hoạt, tùy thuộc vào tính chất của công việc hoặc dự án của bạn.
- Đánh giá lại cách thức giao tiếp qua email: Nếu email của bạn liên quan đến công việc hoặc dự án quan trọng, hãy đánh giá lại cách thức giao tiếp qua email của bạn.
- Sử dụng định dạng và kiểu chữ phù hợp: Điều này giúp email của bạn dễ đọc và dễ hiểu hơn. Sử dụng font chữ và kích thước phù hợp, tránh sử dụng quá nhiều màu sắc hoặc kiểu chữ phức tạp.
- Kiểm tra lại email trước khi gửi: Trước khi gửi email, hãy đọc lại và kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp và cú pháp. Điều này giúp email của bạn trở nên chuyên nghiệp và tránh được các lỗi không đáng có.
- Sử dụng câu hỏi để khuyến khích phản hồi: Sử dụng câu hỏi để khuyến khích người nhận phản hồi. Ví dụ: “Xin vui lòng cho tôi biết bạn có thể phản hồi trước thời hạn đã đề ra không?”.
- Gửi lại email trước đó: Nếu người nhận đã bỏ qua hoặc quên phản hồi email trước đó, bạn có thể gửi lại email đó để nhắc nhở. Trong email gửi lại, hãy nhắc lại nội dung của email trước và thể hiện sự quan tâm đến phản hồi của người nhận.
- Giữ liên lạc thường xuyên: Nếu bạn cần phản hồi của người nhận ngay lập tức, hãy gửi email nhắc nhở và sau đó liên lạc trực tiếp qua điện thoại hoặc chat để đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt đúng thời điểm và người nhận có thể đáp ứng kịp thời.
3. Mẫu email nhắc nhở?
Mẫu 1: Chủ đề: Nhắc nhở phản hồi
Kính gửi [Tên người nhận],
Tôi hy vọng email này tìm thấy bạn trong tình trạng tốt đẹp. Tôi đã gửi cho bạn một email trước đó vào [Ngày gửi email trước đó] về [Nội dung email trước đó], tuy nhiên, tôi vẫn chưa nhận được phản hồi của bạn.
Tôi rất quan tâm đến việc này và muốn nhắc nhở bạn về việc trả lời email của tôi. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc giải thích thêm về vấn đề này, xin vui lòng cho tôi biết.
Tôi rất mong sớm nhận được phản hồi của bạn. Xin cảm ơn vì đã quan tâm đến vấn đề này.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
Mẫu 2: Chủ đề: Lời nhắc nhở phản hồi cho yêu cầu hỗ trợ
Kính gửi [Tên người nhận],
Tôi hy vọng email này tìm thấy bạn trong tình trạng tốt đẹp. Tôi viết email này để nhắc nhở bạn về yêu cầu hỗ trợ mà tôi đã gửi cho bạn vào [Ngày gửi yêu cầu hỗ trợ].
Tôi rất mong muốn nhận được phản hồi của bạn về vấn đề này để tôi có thể giải quyết nó và đáp ứng nhu cầu của bạn. Nếu bạn cần bất kỳ thông tin bổ sung hoặc giải thích nào, xin vui lòng cho tôi biết để tôi có thể cung cấp giúp đỡ.
Xin hãy cho tôi biết bạn sẽ phản hồi trong thời gian nào, để tôi có thể sắp xếp công việc của mình. Tôi rất cảm ơn sự hợp tác của bạn.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
4. Email nhắc nhở phản hồi tiếng anh?
Mẫu 1:
Subject :Re: Better Alternative For Your Sales Engagement needs
Hey {{First name}},
Greetings from {{Company name}}!
I am just following up to check if you got some time to look at my previous email.
We at Saleshandy have market expertise in lead nurturing and are well known for helping many top players, including Oracle, Microsoft, and Amazon.
If you are confused with our solution, I can help you with customer success demo and also arrange a free trial for you.
Looking forward to hearing from you.
{{Your email signature}}
|
|
|
Hi {{First name}},
I just came to know about your achievement at {{Company name}} Kudos!
Your address about lead nurturing was quite appealing. In between, you described the problem you’re facing with BriskSales. We also have a similar tool that can solve your problem with the sales engagement feature.
If you are willing to learn more about our product, allow me 10 minutes from your schedule. I will show you how you can solve your problem with a practical demonstration.
You can schedule a call with me by clicking here.
Looking forward to hearing from you.
{{Your email signature}}
Mẫu 2:
Subject :Reminder regarding support ticket #34666
Hey {{First name}},
Greeting from {{Company name}}!
I hope everything is going well on your side.
I believe you must be super busy, yet I am just following you to check if you got a chance to look for the solution I asked for in the previous email. You can check the support ticket #345666 for reference.
Looking forward to hear from you.
{{Your email signature}}
Mẫu 3:
Subject :James, {{Company name}}! Free Trial Reminder
Hi James,
Greetings from {{Company name}}!
I hope this email reaches you well.
I am just sending you a friendly reminder that your 14 day free trial expires today. I hope you had a productive period with {{Company name}}!
In case you didn’t get a chance to use it in you busy schedule, I can help you in rearranging another 7 days free trial.
Looking forward to hear from you.
{{Your email signature}}
Mẫu 4:
Subject :Revise Payment For {{Product name}} Account
Hi {{First name}},
I checked that you were trying to make a payment of {{Product name}} subscription worth US$ 84. However, due to some technical difficulties, the payment was not processed.
If there are any deductions from your account, it will get back to you within 3 working days.
We have kept your {{Product name}} account active and you can retry for the payment process. You can also try our alternative payment methods from here.
If you are facing any problems with your transaction, feel free to reply to this email.
{{Your email signature}}
5. Cách tạo email nhắc nhở trong outlook
Bạn có thể thiết lập để Outlook cửa sổ lời nhắc của bạn ở phía trên cùng của các chương trình khác mà bạn đang làm việc trong đó.
- Chọn Tùy chọn tệp> chọn > nâng cao.
- Trong phần Lời nhắc , đánh dấu hộp kiểm Hiển thị lời nhắc ở phía trên cùng của các cửa sổ khác
- Bấm OK.