Mẫu email từ chối nhận việc​?

“Từ chối một lời mời làm việc chưa bao giờ là điều dễ dàng. Tuy nhiên, một email từ chối được soạn thảo cẩn thận không chỉ giúp bạn truyền đạt quyết định của mình một cách chuyên nghiệp mà còn là cơ hội để lại ấn tượng tốt và duy trì kết nối cho những cơ hội tiềm năng trong tương lai.

Bài viết này sẽ trang bị cho bạn những kỹ năng cần thiết để làm điều đó.”

1. Email từ chối nhận việc là gì?

Email từ chối nhận việc là một thư điện tử (email) chính thức mà ứng viên gửi cho nhà tuyển dụng để thông báo về quyết định không chấp nhận lời mời làm việc cho một vị trí cụ thể mà họ đã được đề nghị.

Mục đích chính của email từ chối nhận việc là:

• Thông báo quyết định một cách rõ ràng và lịch sự: Giúp nhà tuyển dụng nắm được thông tin và có kế hoạch tuyển dụng tiếp theo.
• Thể hiện sự chuyên nghiệp: Dù từ chối, việc gửi email cho thấy bạn là người có trách nhiệm và tôn trọng quy trình tuyển dụng cũng như thời gian của nhà tuyển dụng.
• Duy trì mối quan hệ tốt đẹp: Một email từ chối khéo léo có thể giúp bạn giữ gìn mối quan hệ tích cực với nhà tuyển dụng, mở ra cơ hội hợp tác trong tương lai hoặc nhận được sự giới thiệu cho các vị trí khác.
• Tránh gây hiểu lầm hoặc để lại ấn tượng xấu: Việc “im lặng” không phản hồi khi nhận được lời mời làm việc được coi là thiếu chuyên nghiệp và có thể ảnh hưởng không tốt đến hình ảnh cá nhân của bạn trong thị trường lao động.

2. Cách viết email từ chối nhận việc?

– Tiêu đề email: Nên ngắn gọn, rõ ràng và bao gồm tên của bạn cùng vị trí bạn được mời.

Ví dụ:

• “Thư từ chối lời mời nhận việc – [Tên của bạn] – Vị trí [Tên vị trí]”
• “Phản hồi về lời mời làm việc vị trí [Tên vị trí] – [Tên của bạn]”
• “[Tên của bạn] – Từ chối nhận việc vị trí [Tên vị trí]”

– Lời chào: Sử dụng lời chào lịch sự, trang trọng. Nếu bạn biết tên người tuyển dụng, hãy dùng tên họ.

Ví dụ:

• “Kính gửi Anh/Chị [Tên người tuyển dụng],”
• “Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng Công ty [Tên công ty],” (Nếu không có tên người liên hệ cụ thể)

– Lời cảm ơn:

Bắt đầu bằng việc bày tỏ sự cảm ơn chân thành đối với lời mời làm việc và thời gian mà nhà tuyển dụng đã dành cho bạn trong suốt quá trình tuyển dụng (xem xét hồ sơ, phỏng vấn).

Ví dụ:

• “Lời đầu thư, tôi xin chân thành cảm ơn Anh/Chị và Quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ, phỏng vấn và trao cho tôi cơ hội làm việc tại vị trí [Tên vị trí].”
• “Tôi rất cảm kích khi nhận được lời mời làm việc cho vị trí [Tên vị trí] từ Quý công ty. Cảm ơn Anh/Chị đã tin tưởng và dành thời gian cho tôi.”

– Thông báo quyết định:

Đi thẳng vào vấn đề một cách lịch sự và rõ ràng rằng bạn sẽ không nhận lời mời làm việc này.

Ví dụ:

• “Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi rất tiếc phải thông báo rằng tôi sẽ không thể nhận lời mời làm việc này vào thời điểm hiện tại.”
• “Tôi viết thư này để thông báo rằng tôi đã quyết định từ chối lời mời làm việc cho vị trí [Tên vị trí] tại Quý công ty.”

–  Lý do từ chối (Ngắn gọn và tùy chọn):

Bạn có thể đưa ra lý do một cách ngắn gọn và chuyên nghiệp. Không cần phải giải thích quá chi tiết hay tiêu cực.

Lý do phổ biến và chấp nhận được:

• Đã chấp nhận một lời mời khác phù hợp hơn với mục tiêu nghề nghiệp/kỹ năng hiện tại.
• Vị trí không hoàn toàn phù hợp với định hướng phát triển sự nghiệp của bạn.
• Lý do cá nhân (không cần nêu cụ thể).

Ví dụ:

• “Đây là một quyết định khó khăn, tuy nhiên, tôi đã nhận được một lời mời làm việc khác phù hợp hơn với định hướng phát triển sự nghiệp dài hạn của mình.”
• “Sau khi xem xét cẩn thận, tôi nhận thấy vị trí này chưa thực sự là lựa chọn phù hợp nhất với các mục tiêu nghề nghiệp hiện tại của tôi.”
• “Vì một số lý do cá nhân, tôi rất tiếc không thể tiếp nhận vị trí này.”
• Lưu ý: Tránh đưa ra những lý do tiêu cực về công ty, mức lương (trừ khi bạn muốn mở ra cơ hội đàm phán lại, nhưng điều này cần cẩn trọng), hoặc so sánh với các công ty khác một cách không hay.

– Bày tỏ sự trân trọng và giữ mối quan hệ:

Tái khẳng định sự trân trọng của bạn đối với cơ hội và công ty. Bạn có thể bày tỏ mong muốn giữ liên lạc hoặc hợp tác trong tương lai.

Ví dụ:

• “Tôi thực sự ấn tượng với văn hóa và đội ngũ nhân sự của công ty trong suốt quá trình phỏng vấn. Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn cơ hội quý báu mà Anh/Chị đã trao cho tôi.”
• “Tôi rất trân trọng thời gian và sự cân nhắc mà Quý công ty đã dành cho tôi. Hy vọng rằng chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác trong tương lai.”
• “Chúc Quý công ty sẽ sớm tìm được ứng viên phù hợp cho vị trí này.”

– Lời chào kết:

Sử dụng lời chào kết chuyên nghiệp.

Ví dụ:

• “Trân trọng”
• “Trân trọng cảm ơn”
• “Kính thư”

– Chữ ký:

• Ghi đầy đủ họ tên của bạn.
• (Tùy chọn) Thông tin liên hệ cơ bản như số điện thoại hoặc link LinkedIn.

3. Mẫu Email từ chối nhận việc?

Mẫu 1:

Tiêu đề: Thư từ chối lời mời nhận việc – [Tên của bạn] – Vị trí [Tên vị trí]

Kính gửi Anh/Chị [Tên người tuyển dụng/Trưởng phòng Nhân sự],

Lời đầu thư, tôi xin chân thành cảm ơn Anh/Chị và Quý công ty [Tên công ty] đã dành thời gian quý báu để xem xét hồ sơ, tiến hành phỏng vấn và tin tưởng trao cho tôi cơ hội làm việc tại vị trí [Tên vị trí]. Tôi thực sự trân trọng sự quan tâm và cơ hội mà Anh/Chị đã mang lại.

Sau quá trình cân nhắc kỹ lưỡng, tôi rất tiếc phải thông báo rằng tôi sẽ không thể nhận lời mời làm việc này. Đây là một quyết định không hề dễ dàng, tuy nhiên, tôi đã quyết định chấp nhận một lời mời làm việc khác mà tôi cảm thấy phù hợp hơn với mục tiêu và định hướng phát triển sự nghiệp của cá nhân tôi ở thời điểm hiện tại.

Tôi rất ấn tượng với sự chuyên nghiệp và môi trường làm việc tại [Tên công ty] qua những gì tôi được tìm hiểu. Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn Anh/Chị vì đã cho tôi cơ hội này.

Kính chúc Anh/Chị và Quý công ty sẽ sớm tìm được ứng viên phù hợp cho vị trí này và ngày càng phát triển thịnh vượng.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Số điện thoại (tùy chọn)]

[Địa chỉ email của bạn]

Mẫu 2:

Tiêu đề: Phản hồi về lời mời làm việc vị trí [Tên vị trí] – [Tên của bạn]

Kính gửi Anh/Chị [Tên người tuyển dụng],

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Anh/Chị và Quý công ty [Tên công ty] đã tạo điều kiện cho tôi tham gia phỏng vấn và sau đó là gửi lời mời làm việc cho vị trí [Tên vị trí]. Tôi thực sự đánh giá cao cơ hội được tìm hiểu về công ty và vị trí công việc.

Sau khi xem xét một cách cẩn trọng, tôi nhận thấy rằng dù rất ấn tượng với Quý công ty, vị trí này có thể chưa phải là lựa chọn phù hợp nhất với định hướng phát triển chuyên môn và các mục tiêu nghề nghiệp dài hạn mà tôi đang hướng tới. Vì vậy, tôi rất lấy làm tiếc phải từ chối lời mời làm việc này.

Tôi tin rằng [Tên công ty] là một môi trường làm việc tuyệt vời và rất cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian cũng như sự cân nhắc cho hồ sơ của tôi.

Chúc Anh/Chị sớm tìm được nhân sự tài năng và phù hợp. Hy vọng chúng ta sẽ có cơ hội kết nối trong tương lai.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Số điện thoại (tùy chọn)]

[Địa chỉ email của bạn]

Mẫu 3:

Tiêu đề: [Tên của bạn] – Từ chối nhận việc vị trí [Tên vị trí]

Kính gửi Anh/Chị [Tên người tuyển dụng/Bộ phận Tuyển dụng],

Tôi viết thư này để bày tỏ lòng cảm ơn chân thành đối với lời mời làm việc cho vị trí [Tên vị trí] tại Quý công ty [Tên công ty] mà Anh/Chị đã gửi đến tôi.

Sau khi cân nhắc, tôi rất tiếc phải thông báo rằng tôi sẽ không thể tiếp nhận cơ hội này vào thời điểm hiện tại.

Cảm ơn Anh/Chị một lần nữa vì đã dành thời gian và sự quan tâm. Chúc Quý công ty mọi điều tốt đẹp nhất và sớm tìm được ứng viên phù hợp.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Số điện thoại (tùy chọn)]

[Địa chỉ email của bạn]

4. Cuối cùng:

Qua đây ta có thể thấy được rằng: Việc đầu tư một chút thời gian để soạn thảo một Email từ chối nhận việc chỉn chu mang lại nhiều lợi ích hơn bạn nghĩ, từ việc duy trì mối quan hệ tốt đẹp đến việc xây dựng thương hiệu cá nhân chuyên nghiệp. Đừng ngần ngại tham khảo và áp dụng các mẫu được cung cấp để đảm bảo bạn luôn để lại ấn tượng tốt, ngay cả khi nói lời từ chối. Chúc bạn thành công!”

>>> Email phản hồi nhận việc là gì? Cách phản hồi email nhận việc