Viết email là một phần quan trọng trong giao tiếp cả cá nhân và công việc, và khi viết email bằng tiếng Nhật, có một số yếu tố đặc thù cần lưu ý để đảm bảo nội dung không chỉ rõ ràng mà còn phù hợp với văn hóa giao tiếp của người Nhật.
Trong bài viết này, cloudmail.com.vn sẽ cùng các bạn tìm hiểu về “mẫu email tiếng nhật” và các viết email bằng tiếng Nhật sao cho chuẩn.
Contents
1. Các quy chuẩn khi viết email tiếng Nhật?
Email tiếng Nhật thường bao gồm các phần sau:
- Mở đầu (挨拶, Aisatsu): Phần này bao gồm lời chào và giới thiệu ngắn gọn về người gửi.
- Nội dung chính (本文, Honbun): Đây là phần chính của email, nơi bạn trình bày thông tin, yêu cầu hoặc câu hỏi của mình.
- Kết thúc (結び, Musubi): Phần này bao gồm lời cảm ơn và kết thúc email, cùng với các thông tin liên hệ hoặc yêu cầu hành động tiếp theo.
Lưu Ý Về Văn Hóa và Cách Giao Tiếp:
- Lịch sự và Tôn Trọng: Trong văn hóa Nhật Bản, lịch sự là rất quan trọng. Email nên được viết với tôn trọng và sự chú ý đến các quy tắc lịch sự.
- Sử Dụng Các Cụm Từ Lịch Sự: Các cụm từ như “お世話になっております” (Osewa ni natte orimasu, cảm ơn sự giúp đỡ của bạn) và “どうぞよろしくお願いいたします” (Douzo yoroshiku onegaishimasu, mong nhận được sự hợp tác) là rất phổ biến,
2. Các từ ngữ cấm kỵ khi viết Email bằng tiếng Nhật?
Một số từ ngữ cần tránh khi sử dụng để viết Email bằng tiếng Nhật
– Từ Ngữ Mang Ý Nghĩa Tiêu Cực hoặc Không Lịch Sự
- 失礼 (Shitsurei, bất lịch sự): Tránh sử dụng từ này để chỉ lỗi của người khác, thay vào đó hãy dùng các từ ngữ nhẹ nhàng hơn.
- 嫌 (Iya, không thích): Tránh sử dụng từ này khi nói về sự không hài lòng; sử dụng các từ khác như “ご迷惑をおかけします” (Gomeiwaku o okakeshimasu, xin lỗi vì sự bất tiện) sẽ lịch sự hơn.
– Từ Ngữ Chỉ Trích hoặc Phê Phán
- ダメ (Dame, không được): Tránh sử dụng từ này vì nó có thể cảm thấy quá thẳng thắn và thiếu tôn trọng.
- 問題 (Mondai, vấn đề): Thay vì chỉ trích vấn đề, hãy dùng các từ ngữ nhẹ nhàng hơn như “ご不便をおかけしました” (Go-fuben o okakeshimashita, xin lỗi vì sự bất tiện).
– Từ Ngữ Định Lượng Không Chính Xác hoặc Thái Quá
- いつも (Itsumo, luôn luôn): Đề cập đến tần suất với từ này có thể khiến người nhận cảm thấy bị chỉ trích. Sử dụng từ cụ thể hơn như “時々” (Tokidoki, đôi khi) có thể hợp lý hơn.
- 全く (Mattaku, hoàn toàn): Từ này có thể cảm thấy quá mạnh mẽ hoặc tiêu cực, hãy sử dụng từ ngữ khác như “少し” (Sukoshi, một chút) khi cần thiết.
– Từ Ngữ Mang Ý Nghĩa Cố Tình Hoặc Tức Giận
- どうして (Doushite, tại sao): Tránh đặt câu hỏi “tại sao” theo cách có thể cảm thấy chỉ trích. Thay vào đó, hãy hỏi “ご説明いただけますか” (Go-setsumei itadakemasu ka, bạn có thể giải thích không?).
- ムカつく (Mukatsuku, cảm thấy bực bội): Tránh sử dụng ngôn ngữ cảm xúc tiêu cực trong email công việc.
– Các Từ Ngữ Mang Ý Nghĩa Xấu Hình
- 安い (Yasui, rẻ): Trong một số bối cảnh, từ này có thể làm giảm giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ. Sử dụng từ như “お手頃” (O-tegoro, giá hợp lý) thay thế.
- 遅い (Osoi, chậm): Thay vì chỉ trích sự chậm trễ, hãy sử dụng cách diễn đạt nhẹ nhàng hơn như “ご対応が遅れました” (Go-taio ga okuremashita, sự phản hồi đã bị chậm trễ).
– Từ Ngữ Mang Ý Nghĩa Quá Cá Nhân
- 私は (Watashi wa, tôi): Trong một số tình huống, sử dụng “tôi” quá nhiều có thể cảm thấy không thân thiện. Thay vào đó, hãy dùng các cách diễn đạt lịch sự hơn hoặc tập trung vào nội dung của email.
– Những Cụm Từ Mang Tính Đòi Hỏi hoặc Áp Đặt
- 絶対に (Zettai ni, tuyệt đối): Tránh dùng cụm từ này vì nó có thể gây áp lực hoặc cảm giác ép buộc.
- 必ず (Kanarazu, nhất định): Sử dụng từ này có thể cảm thấy hơi yêu cầu hoặc không linh hoạt. Cân nhắc sử dụng các cụm từ nhẹ nhàng hơn như “ご確認いただければ幸いです” (Go-kakunin itadakereba saiwai desu, sẽ rất vui nếu bạn có thể kiểm tra).
3. Các mẫu Email tiếng Nhật tham khảo?
Để có các mẫu Email tiếng Nhật chuẩn thì ta cần biết cách viết email tiếng Nhật như nào cho chuẩn đã. Cụ thể như sau:
– Phần Mở Đầu:
- Lời Chào (挨拶, Aisatsu): Mở đầu email với lời chào lịch sự.
- Ví dụ:
- ビジネス email: お世話になっております。 [Tên công ty hoặc tên người nhận]の [Tên của bạn]です。
- Email lần đầu: 初めてご連絡差し上げます。 [Tên của bạn]と申します。
- Ví dụ:
- Giới Thiệu (自己紹介, Jiko shoukai): Nếu bạn chưa quen biết với người nhận, hãy tự giới thiệu ngắn gọn về mình và công ty hoặc tổ chức bạn đại diện.
- Ví dụ: 株式会社ABCの田中太郎と申します。 (Tôi là Taro Tanaka của công ty ABC.)
– Phần Nội Dung Chính
- Trình Bày Vấn Đề hoặc Yêu Cầu (本文, Honbun):
- Trình bày mục đích của email một cách rõ ràng và cụ thể.
- Sử dụng các câu ngắn gọn và dễ hiểu.
- Ví dụ: 先日の会議でお話ししたいくつかの点についてお伺いしたいと思います。 (Tôi muốn hỏi về một số điểm đã thảo luận trong cuộc họp hôm trước.)
- Cung Cấp Thông Tin (情報提供, Jouhou teikyou): Nếu bạn cung cấp thông tin, hãy chắc chắn rằng nó đầy đủ và dễ hiểu.
- Ví dụ: 添付ファイルに詳細な報告書をお送りいたします。 (Tôi đã gửi báo cáo chi tiết trong tệp đính kèm.)
– Phần Kết Thúc
- Lời Cảm Ơn (感謝の言葉, Kansha no kotoba): Kết thúc email bằng một câu cảm ơn và thể hiện lòng biết ơn.
- Ví dụ: ご対応いただきありがとうございます。 (Cảm ơn bạn đã xử lý yêu cầu của tôi.)
- Yêu Cầu Phản Hồi hoặc Hành Động (お願い, Onegai): Nếu bạn cần người nhận thực hiện một hành động, hãy yêu cầu một cách lịch sự.
- Ví dụ: お手数ですが、ご確認いただけますようお願い申し上げます。 (Xin vui lòng kiểm tra và phản hồi.)
– Ký Tên và Thông Tin Liên Hệ
- Ký Tên (署名, Shomei):
- Bao gồm tên của bạn, chức danh, công ty, và thông tin liên hệ.
Ví dụ về mẫu Email tiếng Nhật:
Mẫu 1:
Tiêu đề: 会議のご案内 (Thư mời họp)
[Ông/Bà] [Tên người nhận] 様,
お世話になっております。株式会社ABCの田中太郎です。
この度、[ngày giờ]に、[địa điểm hoặc nền tảng online]で会議を開催したいと思っております。会議の詳細は以下の通りです。
– 日時: [Ngày giờ cụ thể]
– 場所: [Địa điểm hoặc liên kết]
– 議題: [Nội dung cuộc họp]
ご多忙のところ恐縮ですが、ご出席いただけますと幸いです。
ご不明な点がございましたら、ご遠慮なくお問い合わせください。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
田中太郎
株式会社ABC
営業部
電話: 123-456-7890
メール: tanaka@abc.co.jp
Mẫu 2:
Tiêu đề: 先日のトラブルについてのお詫び (Lời xin lỗi về sự cố vừa qua) Nội dung email:
[Ông/Bà] [Tên người nhận] 様,
お世話になっております。株式会社ABCの田中太郎です。
この度、弊社のミスによりご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
原因については現在調査中であり、今後同様の問題が発生しないよう、対策を講じております。
つきましては、下記のとおり対応策をご提案させていただきます。
– [Giải pháp 1]
– [Giải pháp 2]
ご多忙のところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。
田中太郎
株式会社ABC
営業部
電話: 123-456-7890
メール: tanaka@abc.co.jp
Mẫu 3:
Tiêu đề: 見積書のご送付 (Gửi báo giá)
[Ông/Bà] [Tên người nhận] 様,
お世話になっております。株式会社ABCの田中太郎です。
この度、ご依頼いただきました商品の見積書を添付ファイルにてお送りいたします。詳細については、添付ファイルをご確認ください。
なお、何かご不明な点やご質問がございましたら、ご遠慮なくお問い合わせください。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。
田中太郎
株式会社ABC
営業部
電話: 123-456-7890
メール: tanaka@abc.co.jp
4. Kết luận:
Trên đây là bài viết về “Mẫu email tiếng nhật? Cách viết mẫu mail tiếng Nhật chuẩn” để các bạn tham khảo. Chúc các bạn thành công.
