Nói đến email báo cáo công việc chắc hẳn ai từng là nhân viên thực tập đều cũng đã phải trải qua rồi. Việc dùng email báo cáo công việc cuối ngày hầu hết đều phải làm để người quản lý của bạn có thể nắm rõ được những công việc bạn đang làm và đã hoàn thành trong ngày. Từ đó đánh giá xem xét nhân sự có thể lên được chính thức hay không?
Contents
1. Email báo cáo công việc là gì?
Email báo cáo công việc là một email gửi đến người quản lý hoặc đồng nghiệp để thông báo về tiến độ hoặc kết quả của công việc mà bạn đã hoàn thành. Email báo cáo công việc có thể được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau, bao gồm:
- Báo cáo tiến độ công việc: Khi bạn đang thực hiện một dự án, bạn có thể gửi email báo cáo tiến độ công việc để thông báo cho các bên liên quan về những gì đã được hoàn thành và những gì còn lại phải làm.
- Báo cáo kết quả công việc: Sau khi hoàn thành một công việc, bạn có thể gửi email báo cáo kết quả công việc để thông báo cho người quản lý hoặc đồng nghiệp về kết quả của công việc đó.
- Báo cáo vấn đề và giải pháp: Nếu bạn gặp phải vấn đề trong quá trình thực hiện công việc, bạn có thể gửi email báo cáo vấn đề và giải pháp để yêu cầu sự trợ giúp hoặc đề xuất giải pháp để giải quyết vấn đề đó.
Email báo cáo công việc cần cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác để đảm bảo rằng người nhận email hiểu rõ về tiến độ và kết quả của công việc. Nó cũng nên được viết một cách rõ ràng, dễ hiểu và chuyên nghiệp.
2. Cách viết email báo cáo công việc hàng ngày?
Đối với các email báo cáo công việc hàng ngày bằng tiếng Việt hay viết email báo cáo công việc bằng tiếng anh thì chúng đều có chung những cách về viết email cụ thể như sau:
1. Biết mục đích của bạn. Đối tượng của bạn là ai? Họ biết gì? Họ cần phải biết những gì?
Đối tượng của bạn cho một báo cáo ngắn có thể bao gồm một người nào đó từ bên ngoài công ty của bạn, hoặc một người nào đó làm việc trong công ty của bạn. Hãy nhớ rằng bất kể người đọc của bạn là ai, không có việc nào quan trọng hơn tiền đối với công ty hoặc khách hàng.
2. Thực hiện bằng các số liệu: Hầu hết các báo cáo, dù ngắn hay dài, đều yêu cầu một số nghiên cứu. Thực hiện các cuộc phỏng vấn, kiểm tra thiết bị hoặc đọc các nghiên cứu cần thiết để có được thông tin bạn cần.
Bạn có thể lấy dữ liệu nội bộ, chẳng hạn như số liệu bán hàng từ bộ phận bán hàng của công ty bạn. Hoặc bạn có thể phải tự mình tiến hành nghiên cứu cho báo cáo.
3. Hãy khách quan. Để lại định kiến của bạn phía sau. Đưa ra kết luận và đề xuất của bạn dựa trên dữ liệu đầy đủ và nghiên cứu kỹ lưỡng, chứ không phải phỏng đoán.
4. Chọn định dạng thân thiện với người đọc. Sử dụng một dòng chủ đề rõ ràng. Tránh các khối văn bản lớn. Sử dụng các tiêu đề phụ, dấu đầu dòng, in đậm và đồ họa để làm cho báo cáo của bạn rõ ràng và dễ đọc. Hãy linh hoạt về định dạng theo bản chất của báo cáo của bạn.
5. Sử dụng biểu đồ hoặc bảng để tóm tắt dữ liệu. Một hình ảnh trực quan thường dễ hiểu hơn các con số. Đừng quá nhiệt tình với màu sắc hoặc đồ họa. Quá nhiều chi tiết rườm rà có thể trông thiếu chuyên nghiệp, hoặc tệ hơn — trông như thể bạn không có nhiều điều để nói trong báo cáo của mình.
6. Viết theo định dạng ngắn gọn. Tránh những câu dài, phức tạp, thay vào đó là những câu ngắn gọn, rõ ràng. Cho phép hiệu đính và sửa đổi cẩn thận.
7. Cẩn thận với biệt ngữ và tránh sử dụng ngôn ngữ quá trang trọng hoặc quá kỹ thuật.
9. Sắp xếp báo cáo ngắn của bạn .
3. Mẫu viết email báo cáo công việc?
Chào [Tên người nhận],
Tôi gửi đến bạn email này để báo cáo về tiến độ công việc của mình trong thời gian vừa qua.
[Ở đây bạn nên trình bày ngắn gọn về công việc bạn đã hoàn thành, những thử thách mà bạn đã gặp phải và những giải pháp mà bạn đã đưa ra để giải quyết các vấn đề đó.]
Tình hình hiện tại là [đưa ra thông tin về tiến độ hiện tại của dự án, ví dụ: đã hoàn thành 50% công việc, còn lại 50% cần phải hoàn thành trong thời gian tới].
[Ở đây bạn nên đề xuất các bước tiếp theo và kế hoạch của bạn để hoàn thành công việc trong thời gian quy định.]
Nếu bạn có bất kỳ ý kiến hoặc đề xuất nào, xin vui lòng chia sẻ với tôi. Tôi sẵn sàng để trao đổi và cập nhật thông tin thường xuyên với bạn về tiến độ công việc.
Cảm ơn bạn đã đọc email này.
Trân trọng, [Tên của bạn]