Cách viết mẫu Email mời họp?

Nếu đã đi làm, thì có lẽ không ai xa lạ với việc đi họp cả. Và để mời đi họp cũng có nhiều cách khác nhau, tuỳ vào bộ phận cũng như vị trí làm việc mà sẽ có những mẫu Email họp khác nhau.

Và bài viết này Cloumail.com.vn sẽ giúp các bạn tìm hiểu về cách viết mẫu Email mời họp sao cho hợp lý nhé.

1. Email mời họp là gì?

Email mời họp hay một hình thức bất kỳ mời họp nào khác là một điều xảy ra bình thường và thường xuyên tại các cơ quan, tổ chức, tập thể, doanh nghiệp hiện nay.

Đối với các đơn vị kinh doanh nhỏ việc họp có thể được thông báo qua miệng nhưng đối với những doanh nghiệp, tập đoàn lớn việc họp sẽ được chuẩn chỉ bằng thư mời, hoặc Email sẽ tạo sự chuẩn chỉ, chu đáo và chuyên nghiệp trong quá trình làm việc hơn.

Về bản chất thì thư mời họp là một thông báo về sự kiện cuộc họp sẽ diễn ra sắp tới trong một doanh nghiệp nào đó, có tác dụng thông tin về thời gian, địa điểm và nội dung cuộc họp đó. Những ai nhận được thư mời họp là đối tượng được tham gia cuộc họp hoặc có trách nhiệm triển khai cuộc họp được diễn ra theo đúng lộ trình đã đặt ra.

2. Cấu trúc của một Email mời họp?

Một email mời họp sẽ có cấu trúc như sau:

– Tiêu đề Email: Mời họp về [Chủ đề cuộc họp]

– Nội dung Email:

Lời chào: Kính gửi [Tên người nhận hoặc Phòng ban],

Giới thiệu ngắn gọn về lý do mời họp: Tôi viết email này để mời bạn tham gia cuộc họp về [Chủ đề cuộc họp] nhằm [Mục đích của cuộc họp].

– Thông tin về cuộc họp:

• Thời gian: [Ngày, giờ]
• Địa điểm: [Địa điểm họp hoặc link tham gia họp trực tuyến]
• Thời lượng dự kiến: [Thời gian dự kiến cho cuộc họp]

– Nội dung cuộc họp (nếu cần thiết): Chúng tôi sẽ thảo luận về [Các chủ đề hoặc vấn đề sẽ được thảo luận trong cuộc họp].

– Yêu cầu xác nhận: Xin vui lòng xác nhận sự tham gia của bạn trước [Thời hạn xác nhận] để chúng tôi có thể sắp xếp tốt nhất.

– Lời kết: Cảm ơn bạn đã dành thời gian. Rất mong được gặp bạn tại cuộc họp.

– Chữ ký:

• Trân trọng,
• [Tên của bạn]
• [Chức vụ]
• [Công ty]
• [Số điện thoại]
• [Email]

3. Những tiêu chí cần đạt khi viết Email mời họp?

– Rõ ràng và dễ hiểu: Nội dung email có rõ ràng, dễ hiểu và không gây nhầm lẫn không? Nếu cần, bạn có thể nhờ người khác đọc qua để nhận xét.

– Đầy đủ thông tin: Email có cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết như thời gian, địa điểm, mục đích cuộc họp không?

– Ngôn ngữ chuyên nghiệp: Ngôn ngữ sử dụng có phù hợp với bối cảnh và đối tượng người nhận không? Tránh sử dụng từ ngữ thân mật hoặc không chuyên nghiệp.

– Thời hạn xác nhận hợp lý: Thời hạn bạn đặt ra cho người nhận xác nhận sự tham gia có hợp lý và đủ thời gian không?

– Cấu trúc hợp lý: Email có được cấu trúc hợp lý với các phần rõ ràng như lời chào, nội dung, thông tin cuộc họp, yêu cầu xác nhận và lời kết không?

– Kiểm tra chính tả và ngữ pháp: Email có bị lỗi chính tả hay ngữ pháp không? Một email không có lỗi sẽ tạo ấn tượng tốt hơn.

– Chữ ký đầy đủ: Chữ ký của bạn có đầy đủ thông tin liên lạc không? Điều này giúp người nhận dễ dàng liên hệ lại nếu cần.

– Tôn trọng thời gian của người nhận: Bạn có thể thấy rằng mình đã thể hiện sự tôn trọng đối với thời gian của người nhận bằng cách không làm dài dòng và đi thẳng vào vấn đề không?

– Chất lượng nội dung: Nội dung có được chuẩn bị kỹ lưỡng không? Nếu cần thảo luận chi tiết về một chủ đề, bạn có thể nêu rõ trong email.

– Sự phù hợp với văn hóa doanh nghiệp: Email có phù hợp với văn hóa của công ty và phong cách giao tiếp của người nhận không?

3. Cách viết mẫu Email mời họp?

– Tiêu đề (Chủ đề Email):

Tiêu đề nên rõ ràng và phản ánh đúng nội dung cuộc họp. Ví dụ:

• “Mời tham dự cuộc họp về kế hoạch dự án ABC”
• “Thư mời họp về báo cáo kết quả quý IV”

– Lời chào:

Bắt đầu bằng lời chào chuyên nghiệp và thân thiện. Sử dụng tên người nhận nếu biết để tạo cảm giác cá nhân hóa.

• “Kính gửi anh/chị [Tên người nhận],”
• “Kính gửi Quý công ty,”

– Mục đích cuộc họp:

Trình bày lý do mời họp một cách ngắn gọn và rõ ràng. Cần nêu mục tiêu chính của cuộc họp để người nhận hiểu được sự quan trọng và chuẩn bị.

• “Chúng tôi xin mời anh/chị tham dự cuộc họp về [chủ đề cuộc họp].”

– Thông tin chi tiết cuộc họp:

Cung cấp các thông tin quan trọng như:

• Thời gian (Ngày, Giờ)
• Địa điểm (nếu là họp trực tiếp) hoặc đường dẫn (nếu là họp trực tuyến)
• Các nội dung chính sẽ được thảo luận

– Yêu cầu xác nhận tham dự

Đề nghị người nhận xác nhận tham dự để bạn có thể chuẩn bị tốt hơn.

• “Vui lòng xác nhận tham dự trước ngày [ngày tháng].”

–  Lời cảm ơn và kết thúc:

Bày tỏ lòng cảm ơn và mong chờ sự tham gia của người nhận.

• “Rất mong sự tham gia của anh/chị để cuộc họp đạt kết quả tốt nhất.”
• “Trân trọng cảm ơn và mong nhận được phản hồi.”

– Thông tin liên hệ:

Cung cấp thông tin liên hệ trong trường hợp người nhận cần liên hệ với bạn để có thêm thông tin.

• “[Tên của bạn], [Chức vụ], [Công ty], [Số điện thoại], [Email]”

Dưới đây là một ví dụ về Viết mẫu Email mời họp:

Chủ đề: Thư mời tham dự cuộc họp về [Chủ đề của cuộc họp]

Kính gửi [Tên người nhận],

Tôi hy vọng email này sẽ đến với bạn trong lúc bạn khỏe mạnh và công việc thuận lợi.

Chúng tôi xin trân trọng mời bạn tham dự cuộc họp về [Chủ đề của cuộc họp], được tổ chức vào lúc [Giờ, Ngày] tại [Địa điểm, nền tảng trực tuyến, nếu có]. Cuộc họp này nhằm [Mục tiêu cụ thể của cuộc họp] và sự tham gia của bạn là rất quan trọng để đạt được những kết quả tích cực.

Nội dung cuộc họp bao gồm:

1. [Vấn đề cần thảo luận 1]
2. [Vấn đề cần thảo luận 2]
3. [Vấn đề cần thảo luận 3]

Rất mong bạn sắp xếp thời gian để tham dự. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ với tôi qua [Số điện thoại hoặc email].

Trân trọng cảm ơn và mong nhận được phản hồi từ bạn.

Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Chức vụ]
[Công ty/Đơn vị]
[Số điện thoại]
[Email]

4. Mẫu viết Email mời họp?

Ví dụ 1:

Chủ đề: Mời tham dự cuộc họp phòng Marketing ngày 12/10

Kính gửi anh/chị [Tên người nhận],

Tôi xin gửi lời mời anh/chị tham dự cuộc họp nội bộ phòng Marketing để thảo luận về kế hoạch quảng cáo cho sản phẩm mới vào lúc 14h00, thứ 5 ngày 12/10/2024 tại phòng họp 301, tòa nhà A.

Nội dung chính của cuộc họp:

1. Tổng kết chiến dịch quảng cáo tháng 9
2. Đề xuất chiến lược cho sản phẩm mới
3. Phân công nhiệm vụ và thời gian thực hiện

Rất mong sự có mặt đầy đủ của anh/chị để cuộc họp đạt được kết quả tốt nhất.

Xin vui lòng xác nhận tham dự qua email này. Nếu có câu hỏi nào, vui lòng liên hệ với tôi qua số điện thoại 0123 456 789.

Trân trọng,
[Chức vụ và Tên bạn]
Phòng Marketing
[Công ty]

Ví dụ 2:

Chủ đề: Thư mời họp trực tuyến về hợp đồng hợp tác

Kính gửi [Tên đối tác],

Tôi xin trân trọng mời quý công ty tham dự cuộc họp trực tuyến để thảo luận về các điều khoản trong hợp đồng hợp tác giữa hai bên, dự kiến diễn ra vào lúc 10h00 sáng, ngày 15/10/2024 qua nền tảng Zoom (Link tham dự: [Link Zoom]).

Nội dung cuộc họp:

1. Đánh giá tiến độ hợp tác hiện tại
2. Điều chỉnh các điều khoản hợp đồng
3. Kế hoạch triển khai hợp tác giai đoạn tiếp theo

Quý công ty vui lòng xác nhận tham dự trước ngày 13/10 để chúng tôi chuẩn bị tốt nhất cho cuộc họp.

Trân trọng cảm ơn và mong nhận được phản hồi từ quý công ty.

Trân trọng,
[Tên bạn]
[Chức vụ]
[Công ty]
[Số điện thoại]
[Email]

Ví dụ 3:

Chủ đề: Thư mời tham dự buổi họp giới thiệu sản phẩm mới

Kính gửi Quý khách hàng [Tên khách hàng],

Chúng tôi xin trân trọng kính mời Quý khách hàng tham dự cuộc họp giới thiệu sản phẩm mới của công ty chúng tôi, dự kiến diễn ra vào 14h00 ngày 20/10/2024 tại phòng hội nghị Lotus, khách sạn ABC, số 123 đường XYZ.

Trong cuộc họp này, chúng tôi sẽ giới thiệu chi tiết về sản phẩm [Tên sản phẩm], các tính năng nổi bật, và chương trình khuyến mãi đặc biệt dành riêng cho Quý khách hàng.

Rất mong Quý khách hàng sắp xếp thời gian tham dự để chúng tôi có thể cung cấp thêm thông tin và giải đáp các thắc mắc liên quan.

Xin vui lòng xác nhận tham dự qua email này hoặc liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua số điện thoại 0123 456 789.

Trân trọng cảm ơn,
[Tên bạn]
[Chức vụ]
[Công ty]
[Số điện thoại]
[Email]

5. Cuối cùng:

Đây là bài viết của mình rất chi tiết về: “Cách viết mẫu Email mời họp?” chúc các bạn sẽ thành công và các kiến thức bổ ích.