Cách viết Formal Email?

 

 

1. Formal Email là gì?

Formal Email (email trang trọng) là một loại thư điện tử được viết với văn phong lịch sự, chuyên nghiệp, dùng trong các tình huống nghiêm túc như: giao tiếp công việc, xin việc, gửi thư đến cơ quan, tổ chức, đối tác, khách hàng, giảng viên, v.v.

Ví dụ:

Subject: Application for Marketing Manager Position

Dear Hiring Manager,

I am writing to express my interest in the Marketing Manager position at ABC Corporation…

Thank you for your time and consideration.

Sincerely,
John Doe
Marketing Specialist
johndoe@example.com

2. Cách viết Formal Email?

– Subject (Tiêu đề email)

• Ngắn gọn, rõ ràng, đúng trọng tâm.
• Viết hoa chữ cái đầu mỗi từ chính.
  🔹 Ví dụ: Request for Meeting on August 15 hoặc Job Application – Marketing Position

– Salutation (Lời chào đầu email)

• Trang trọng, lịch sự, tùy theo người nhận:
  🔹 Dear Mr. Smith,
  🔹 Dear Ms. Nguyen,
  🔹 To whom it may concern, (khi không biết rõ người nhận)

– Opening (Mở đầu email)

• Giới thiệu bản thân (nếu cần)

• Nêu rõ lý do viết email
  🔹 I am writing to inquire about…
  🔹 My name is Linh Tran, and I am contacting you regarding…

– Body (Nội dung chính)

• Trình bày rõ ràng, chia thành đoạn nhỏ dễ đọc

• Dùng ngôn ngữ chuẩn mực, không viết tắt

• Giữ thái độ lịch sự, khách quan
  🔹 I would appreciate it if you could…
  🔹 Please let me know if you need any further information.

– Closing (Kết thúc email)

• Nhấn mạnh mong muốn được phản hồi

• Cảm ơn người nhận
  🔹 Thank you for your time and consideration.
  🔹 I look forward to hearing from you soon.

– Sign-off (Lời chào kết)

• Trang trọng và phù hợp
  🔹 Sincerely,
  🔹 Best regards,
  🔹 Yours faithfully, (dùng khi không biết tên người nhận)

– Signature (Chữ ký)

• Gồm: Họ tên, chức danh (nếu có), thông tin liên lạc
  🔹 Linh Tran
  🔹 Marketing Executive | ABC Company
  🔹 Phone: +84 912 345 678 | Email: linhtran@abc.com

3. Mẫu ví dụ về Formal Email?

Tiêu đề: Đơn xin nghỉ phép từ ngày 12 đến 14 tháng 8, 2025

Kính gửi ông Anderson,

Tôi hy vọng email này đến với ông trong lúc thuận lợi.

Tôi viết thư này để xin nghỉ phép từ ngày 12 đến 14 tháng 8 năm 2025 vì lý do cá nhân. Tôi đã đảm bảo rằng các công việc hiện tại sẽ được hoàn thành hoặc bàn giao trước thời điểm nghỉ.

Nếu ông cần thêm thông tin hoặc muốn trao đổi thêm, xin vui lòng cho tôi biết.

Xin chân thành cảm ơn sự xem xét của ông.

Trân trọng,
Nguyễn Văn Minh
Chuyên viên Marketing
minh.nguyen@abccompany.com
+84 912 345 678